4. Создание и ведение научно-справочного аппарата к документам архива

Система научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе, архивных справочников о составе и содержании документов архива.

Состав и формы научно-справочного аппарата зависят от состава и содержания документов, хранящихся в архиве, характера и задач поиска и интенсивности использования документов (п. 5.4 Правил).

Через систему НСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архиве организации, его совместимость с НСА государственных (муниципальных) архивов.

Преемственность информации о составе дел в учетно-справочных документах может быть представлена схемой:

Номенклатура дел организации Опись дел, документов структурного подразделения Годовой раздел описи дел, документов Опись дел, документов.

Номенклатура дел организации составляется в делопроизводстве, обеспечивает систематизацию документального фонда организации, служит для обеспечения текущего хранения документов и содержит информацию о сроках их хранения. Опись дел, документов структурного подразделения составляется на основании заголовков номенклатуры дел; из годовых разделов описей дел, документов, создаваемых в архиве организации на основе описей дел структурных подразделений, формируется опись дел, документов, являющаяся обязательным элементом НСА архива организации.

Если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, одновременно из годовых разделов описи дел постоянного хранения, утвержденных ЭПК архивного учреждения, формируется опись дел постоянного срока хранения в государственном (муниципальном) архиве.