Выдача документов во временное пользование и изъятие документов

В соответствии с п. 2.46 Правил документы могут выдаваться во временное пользование. Выдача документов во временное пользование осуществляется на основании запроса и оформляется актами о выдаче дел во временное пользование и их возврате (приложение N 10 Правил).

В случае запроса владельца или его родственников на выдачу подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек, не полученных в свое время владельцем документов, с разрешения руководителя организации личные документы изымаются из дел и выдаются заявителю или его законному представителю при наличии у него удостоверяющих полномочия документов под личную подпись (п. 5.17 Правил) (на схеме 27 приложения N 4).

На изымаемые документы составляется акт (по аналогии с актом о выдаче дел во временное пользование). С изымаемых документов в архиве организации изготавливаются копии архивных документов (см. порядок оформления архивной копии), которые включаются в дело взамен выданных архивных документов. Изъятие документов, а также замена их копиями отражаются во внутренних описях дел, в листах-заверителях дел, в описях (годовых разделах описей) дел в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела (в лист-заверитель вносится информация о наименовании документа(ов) и номера листов, которые заменены копиями).