2.1.2.1. Определение площади и выбор помещений архива

Определение площади и выбор помещений архива осуществляется с учетом объема и состава архивного фонда (фондов) организации, а также с учетом возможности отдельного хранения электронных документов (п. 2.35. Правил). Расчет необходимой площади помещений производится с учетом установленных норм расположения стеллажей и их наполнения (п. 2.21. Правил).

Максимальный состав помещений архива устанавливается следующий:

архивохранилище;

помещение для приема и временного хранения документов;

помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и информационно-поисковых средств);

рабочие комнаты сотрудников архива организации, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы (п. 2.16. Правил).

Организации, не имеющие возможности выделить все указанные помещения, а также организации, имеющие архивные фонды небольшого объема, должны выделить помещение для архивохранилища и изолированные от него рабочие места для сотрудников архива или (если объем архивного фонда это позволяет) осуществлять хранение документов в специальном металлическом запирающемся на ключ и опечатываемом шкафу, исключающем доступ к документам посторонних лиц.

Архивохранилища не допускается размещать в подвальных помещениях и на верхних этажах здания.

Выбор помещений архива осуществляется с учетом требований, закрепленных в п. 2.16 - 2.19. Правил.

При выборе помещения для хранения электронных документов на обособленных носителях следует учитывать, что не допускается хранение электронных носителей с магнитным рабочим слоем в хранилищах с постоянными или переменными магнитным полем напряженностью более 400 А/м. Хранилища должны быть удалены от электродвигателей, трансформаторов, лифтового оборудования, других источников магнитных и электромагнитных полей.