5.2. Информационное обеспечение работников организации

Информационное обеспечение работников организации осуществляется архивом организации в соответствии с установленным порядком, который закрепляется в локальных нормативных актах.

Исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений осуществляется архивом в соответствии с тематикой запроса в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов, а также в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам документов с указанием дат и других поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.

Также информационное обеспечение может производиться в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.

Исполнение запросов работников организации осуществляется на основании внутреннего запроса (заявления) или служебной записки. При оформлении документов рекомендуется соблюдать те же требования, что и к внешнему запросу пользователя в отношении запрашиваемых сведений (см. раздел 5.1. Методических рекомендаций). Перечень, письмо, справка, предназначенные для использования внутри организации, подписываются руководителем архива.

Информационное обеспечение работников организации может осуществляться также путем размещения электронных копий документов архива, сформированных и учитываемых в качестве фонда пользования или его части, в информационно-коммуникационной сети - и организации авторизованного доступа к ним работников организации (п. 5.7. Правил). Доступ руководства и сотрудников организации к электронным копиям документов архива при наличии информационной системы осуществляется непосредственно с рабочих мест сотрудников в соответствии с установленными приказом руководителя организации правами доступа к документам.

Архив организации может предоставлять электронные копии документов путем пересылки электронных копий документов по локальной сети организации. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, архивный шифр единицы хранения, наименование документа, его дата и номер.