3.2. Учет количества и состава дел

Учет количества и состава дел осуществляется путем составления в архиве организации описей (годовых разделов описей) дел, документов (п. 3.10., 5.5., приложения N 14 - 18 Правил) на основе описей дел структурных подразделений (п. 4.31., приложения N 23, 24 Правил). Описи дел структурных подразделений хранятся в архиве организации в течение трех лет после утверждения ЭПК (ЭК) годового раздела описи.

Описи дел, документов в архиве организации предназначены для поединичного и суммарного учета единиц хранения; закрепления порядка систематизации единиц хранения; учета изменений состава и объема архивных документов, включенных в опись дел.

В архиве организации описи ведутся отдельно на дела постоянного хранения, по личному составу, временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложения N 14, 15, 16 Правил). Данные о документах за определенный год, поступившие в архив организации, составляют годовой раздел описи дел, документов.

Годовые разделы описей электронных дел, документов составляются на электронные дела постоянного срока хранения и на электронные дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложения N 17, 18 Правил) на основе описей электронных дел структурных подразделений (п. 4.34., приложение N 24 Правил).

Первоочередной задачей архива организации является составление годовых разделов описей дел постоянного срока хранения, в том числе электронных, с целью обеспечения их сохранности и последующей передачи в государственный (муниципальный) архив.

Составление годового раздела описи дел, документов включает в себя: оформление реквизитов заголовочной части и фиксацию учетных данных в описательной части описи.

К реквизитам заголовочной части годового раздела описи дел относятся:

- полное (и в скобках сокращенное) официальное наименование организации (если в опись включаются документы за период, когда организация имела иное название, в заголовочной части описи указывается наименование организации, составившей и утвердившей годовой раздел описи);

- номер фонда (N 1 - для архива, хранящего один фонд; в архивах организаций, хранящих дела более чем одного фонда, номер фонда присваивается по списку фондов (п. 3.8. Правил, раздел 3.4. Методических рекомендаций); в архивах организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов проставляется номер фонда, который присвоен ему государственным (муниципальным) архивом в момент первого утверждения (согласования) описей (годовых разделов описей) с ЭПК архивного учреждения);

- номер описи дел, документов в соответствии с листом фонда (п. 3.10. Правил);

- год, за который дела вносятся в раздел;

- гриф утверждения руководителем организации.

Названиями разделов в годовых разделах описей дел, документов могут выступать названия структурных подразделений организации (в случае переименования структурного подразделения используется последнее наименование в году), названия функциональных направлений деятельности организации, наименования авторов документов или иное, согласно принятой в архиве организации схеме систематизации (принципов систематизации) архивных документов (п. 2.9. - 2.11 Правил).

Описательные статьи (описательная статья - заголовок дела с относящимися к нему сведениями) годовых разделов описей дел нумеруются в валовом порядке (графа 1), нумерация каждого последующего годового раздела будет начинаться с числа, следующего за тем, которым закончилась нумерация предыдущего раздела.

Пропущенные при составлении годового раздела описи заголовки дел при их незначительном количестве включаются в соответствующий годовой раздел описи под литерными номерами в соответствии со схемой систематизации. Если количество изменений существенно, то годовой раздел пересоставляется или к нему составляется дополнительная опись. После утверждения (согласования) годовых разделов описей дел, документов, внесение в них изменений возможно только после принятия соответствующего решения ЭПК архивного учреждения.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел в зависимости от вида документа либо по дате заведения (например, для таких документов, как программа развития, перспективный план на несколько лет и т.п.), либо по дате завершения (например, для переходящих дел).

Закрепление за каждым делом в годовом разделе описи дел самостоятельного индивидуального порядкового номера, который является номером единицы хранения в архиве организации и включается в архивный шифр, обеспечивает поединичный учет единиц хранения в архиве организации.

Содержание описательных статей описи дел, документов должно точно соответствовать сведениям, вынесенным на обложки дел (приложение N 5).

Графа "Примечание" предназначена для отметок о выбытии дел, особенностях физического состояния дел и др.

При внесении в годовой раздел описи подряд одинаковых заголовков дел все заголовки дела записываются полностью, не допускается применение формулировки "То же" (при автоматизированном ведении описи дел поиск по таким заголовкам невозможен).

Суммарный учет единиц хранения достигается путем оформления итоговой записи к каждому годовому разделу описи дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается:

- фактическое количество единиц хранения, включенных в годовой раздел;

- первый и последний номера единиц хранения;

- особенности нумерации: литерные и пропущенные номера (для годовых разделов описей электронных дел указывается общий объем записей в Мб).

Пример итоговой записи к годовому разделу описи дел:

Пример итоговой записи к годовому разделу описи электронных дел:

Итоговую запись к годовому разделу описи дел подписывает составивший ее работник, ответственный за ведение учетных документов архива организации и руководитель архива (лицо, ответственное за архив). Если итоговую запись к годовому разделу описи дел составлял руководитель архива (лицо, ответственное за архив), то он подписывает итоговую запись два раза, как установлено формой учетного документа.

Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись (п. 3.10 Правил).

В архив организации могут поступить или могут выбыть дела, относящиеся к уже составленному и оформленному годовому разделу описи дел. В этом случае после внесения записей о поступлении или выбытии дел составляется новая итоговая запись. В архивах организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов описи (годовые разделы описей) дел постоянного хранения составляются не менее чем в четырех экземплярах (3 - на бумажном носителе, 1 - в электронном виде) и подлежат согласованию ЦЭК (ЭК) организации.

Согласованные с ЦЭК (ЭК) организации описи (годовые разделы описей) дел постоянного хранения передаются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения для утверждения.

После утверждения ЭПК архивного учреждения описей (годовых разделов описей) дел постоянного хранения они утверждаются руководителем организации.

В государственный (муниципальный) архив передается два экземпляра описей (годовых разделов описей) дел постоянного хранения на бумажном носителе и один в электронной форме в качестве рабочего экземпляра (п. 5.5. Правил). Один экземпляр годового раздела описи дел постоянного хранения на бумажном носителе остается в архиве организации.

После утверждения годовых разделов описей дел внесение в них изменений допускается только после принятия соответствующего решения ЭПК архивного учреждения.

Описи (годовые разделы описей) дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения составляются не менее чем в двух экземплярах.

Описи (годовые разделы описей) дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат согласованию ЦЭК (ЭК) организации, после чего утверждаются руководителем организации. Годовые разделы описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения в государственный (муниципальный) архив не передаются.

Описи (годовые разделы описей) дел по личному составу составляются:

- не менее чем в 4-х экземплярах (3 - на бумажном носителе, 1 - в электронной форме) - в архивах организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов;

- не менее чем в 3-х экземплярах - в архивах организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Описи (годовые разделы описей) дел по личному составу также согласовываются ЦЭК (ЭК) организации, а затем передаются на согласование ЭПК архивного учреждения, после согласования ЭПК архивного учреждения утверждаются руководителем организации.

В государственный (муниципальный) архив передается один экземпляр описи по личному составу на бумажном носителе и один в электронной форме в качестве рабочего экземпляра (п. 5.5. Правил).

Описи (годовые разделы описей) дел, документов представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения не позднее, чем через три года после завершения в делопроизводстве дел, включенных в раздел описи.

Решение о том, в каком формате, на каком носителе и каким способом будет предоставлен рабочий экземпляр описи в электронной форме, принимается совместно передающей и принимающей стороной, с учетом характера предполагаемых работ с экземпляром.

Графическое представление составления годовых разделов описей дел, документов представлено на схеме 18 приложения N 4.

В учетные данные годовых разделов описей дел вносятся изменения в следующих случаях:

- по результатам проверки наличия и состояния архивных документов (при обнаружении неучтенных дел, утраченных дел (п. 2.39. - 2.44. Правил);

- по результатам проведения экспертизы ценности документов и выделения дел к уничтожению;

- при передаче архивных документов на постоянное хранение;

- при ликвидации организации и передаче документов правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив.

Все изменения в годовые разделы описей дел вносятся на основании соответствующих актов. В актах - основаниях для внесения изменений в учетные документы, проставляется отметка о внесении изменений в учетные документы. Также соответствующие изменения вносятся в итоговую запись к годовому разделу описи дел, документов.

Графическое представление процесса 3.2. "Учет количества и состава дел" представлено на схеме 19 приложения N 4.

Годовые разделы описей дел не переплетаются, не подшиваются, а хранятся в папках в архиве организации до завершения описи дел, документов.

К первому годовому разделу описи дел составляется справочный аппарат (см. раздел 4 Методических рекомендаций, п. 5.5. Правил).

Нумерация листов годовых разделов и НСА описи дел осуществляется при оформлении законченной описи дел.

Совокупность годовых разделов описи дел составляет законченную опись. Законченная опись может содержать не более 9999 описательных статей.

К законченной описи дел составляется сводная итоговая запись по аналогии и на основании сводных итоговых записей годовых разделов описи дел. Для обеспечения достоверности сверяют показатели сводной итоговой записи к описи дел с суммой показателей листа фонда в хронологических рамках, соответствующих годовым разделам описи дел (см. раздел 3.5. Методических рекомендаций).

К законченной описи дел составляется лист-заверитель (приложение N 6), включающий в себя:

- номер описи;

- номер фонда;

- сведения о количестве пронумерованных листов в описи дел (цифрами и прописью) с указанием, в том числе, литерных и пропущенных номеров;

- подпись составителя и дату составления.

Законченная опись дел заключается в твердую обложку и переплетается.

Последующие годовые разделы описи формируют новую опись дел, которой по реестру описей присваивается следующий порядковый номер.