4.1. Оформление описи дел, документов и справочного аппарата к ней

Обязательным элементом НСА архива организации является опись дел, документов (п. 5.4. Правил).

К первому годовому разделу описи дел, документов составляется справочный аппарат описи дел (п. 5.5. Правил), который затем дополняется и/или изменяется при составлении последующих годовых разделов описи дел и/или внесении изменений в годовые разделы описи дел. Состав справочного аппарата описей дел отражен в приложении N 10.

Титульный лист описи дел, документов (в соответствии с п. 5.5. Правил) включает следующие данные:

- полное наименование государственного (муниципального) архива, куда передаются на хранение документы Архивного Фонда Российской Федерации, если организация является источником комплектования;

- наименование вышестоящей организации в именительном падеже (при ее наличии);

- последнее полное наименование организации, которое соответствует названию фонда (п. 5.5 правил). Если в хронологических рамках крайних дат единиц хранения описи дел наименование организации изменялось, то под первым указанным наименованием в скобках или на отдельном листе указывают все предыдущие наименования организации в хронологическом порядке;

- номер фонда;

- номер описи;

- название описи (включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и др.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись);

- крайние даты внесенных в опись единиц хранения (крайние даты могут меняться при составлении последующих годовых разделов описи дел и/или внесении изменений в годовые разделы описи дел).

Примерная форма титульного листа описи дел представлена в приложении N 11.

Оглавление описи дел, документов содержит наименования структурных элементов описи дел (разделы, подразделы, выделенные группы дел, элементы структуры).

Предисловие к описи дел, документов в дополнение к сведениям, указанным п. 5.5. Правил, может включать:

- сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации в хронологических рамках крайних дат единиц хранения описи дел;

- краткую характеристику содержания и полноты дел фонда, включенных в опись (в том числе выделяют наиболее типичные группы дел по разновидностям и содержанию);

- сведения о наличии дел, выходящих за хронологические границы фонда;

- сведения об особенностях формирования и оформления дел (электронных дел), описания и систематизации заголовков дел;

- основные принципы составления справочного аппарата к описи дел и порядок его использования.

Список сокращений включает в себя алфавитный перечень используемых в документах и справочном аппарате описи дел, сокращений с их расшифровкой. Список сокращений составляется в том случае, если в годовых разделах описи дел употребляются характерные для деятельности организации сокращения.

Указатели к описи составляются в случае, если годовые разделы описи дел являются сложными по структуре и содержанию. Целесообразность и формы их составления определяются по согласованию с государственным (муниципальным) архивом.

Нумерация листов годовых разделов и справочного аппарата описи дел осуществляется при оформлении законченной описи дел в порядке, предусмотренном для оформления дел (п. 1.2 методических рекомендаций).

Требования к описательной статье описи, составу справочного аппарата описи, оформлению ее титульного листа содержатся в п. 5.5. Правил.

В архиве организации могут создаваться дополнительные архивные справочники - каталоги и указатели. Целесообразность их создания определяется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив, в зависимости от состава и содержания документов, хранящихся в архиве, характера и задач поиска, интенсивности использования документов (п. 5.4 Правил).

С целью обеспечения доступа пользователей к информации о содержащихся в архиве организации документах и облегчения поиска, НСА может быть представлен в электронной форме.

При организации электронной системы НСА могут использоваться оцифрованные копии документов НСА на бумажном носителе, также может быть организована база данных, позволяющая настроить систему фильтров при условии внесения достаточной информации об архивных документах для обеспечения их поиска и отбора.

Состав системы НСА может быть раскрыт в локальных нормативных документах архива, включен в историческую справку к фонду.