3.7. Ведение дела фонда

Дело фонда ведется на каждый архивный фонд. Дело фонда включает документы, подтверждающие любые изменения в составе и количестве единиц хранения фонда и фиксирующие проведение определенных архивных работ

- акты проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 3 Правил);

- акты о технических ошибках в учетных документах (приложение N 4 Правил);

- акты об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение N 5 Правил);

- акты об утрате документов (приложение N 6 Правил);

- акты приема-передачи архивных документов на хранение (приложения N 20, N 30 Правил);

- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 21 Правил);

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 22 Правил);

- протоколы выемки документов;

- акты рассекречивания.

Кроме этого в дело фонда включаются документы, отражающие историю организации и ее фонда - историческая справка и дополнения к ней.

Пересоставленные листы фонда также подлежат включению в дело фонда (п. 3.9. Правил).

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и количестве единиц хранения фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления.

На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются. По мере пополнения дела фонда внутренняя опись дополняется. К законченному делу фонда составляется лист-заверитель дела. Дело фонда должно быть подшито, пронумеровано, заключено в твердую обложку.

Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.

Дело фонда является служебным документом и пользователям не выдается. Графическое представление процесса 3.7. "Ведение дела фонда" представлено на схеме 24 приложения N 4.