1.3. Организация розыска недостающих дел

В случае отсутствия дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, числящихся по номенклатуре дел организации, сотрудниками службы делопроизводства (ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях) принимаются меры по их розыску.

Обнаруженные дела включаются в опись дел структурного подразделения. Если розыск дел не дал результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов (п. 4.32. Правил). Акт об утрате документов в делопроизводстве составляется по форме акта об утрате документов в архиве организации (приложение N 6 Правил).

При составлении акта в делопроизводстве графы 2, 3, а также информация о названии и номере фонда, запись о внесении изменений в учетные документы не заполняются.

Для составления акта об утрате дел в делопроизводстве должны быть предусмотрены графы: индекс дела по номенклатуре дел, заголовок дела, крайние даты, предполагаемые причины утраты документов.

Акт подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации.

Графическое изображение процесса 1.3. "Организация розыска недостающих дел" представлено на схеме 04 приложения N 4.