3.6. Учет выбытия дел

Учет выбытия дел из архива организации ведется по листу фонда (приложение N 13 Правил, п. 3.9 Правил) и книге учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 11 Правил, п. 3.7 Правил).

В книге учета поступления и выбытия дел, документов фиксируется факт выбытия дела из архива организации, сопровождающийся внесением в учетную форму сведений, подтверждающих факт выбытия (п. 3.7. Правил).

При учете выбытия единиц хранения по книге учета поступления и выбытия дел, документов графы с 1 по 7 заполняются аналогично требованиям, описанным в раздел 3.1. Методических рекомендаций.

Каждое выбытие документов получает самостоятельный порядковый номер (графа 1). Дела одного фонда являются единым комплексом, поэтому при выбытии дел одного фонда запись будет иметь одну строку, а при выбытии дел из нескольких фондов данные по каждому фонду записываются с новой строки.

Датой выбытия документов является дата фактической передачи дел из архива организации (графа 2).

В графе 3 указывается полное наименование государственного (муниципального) архива (иной организации), которому передаются дела из архива организации.

В графе 4 указываются название, дата и номер документа, по которому из архива организации выбывают документы.

Основанием для внесения данных о выбытии дел в книгу учета поступления и выбытия дел, документов могут быть следующие документы (п. 3.15. Правил):

- акт об утрате документов (приложение N 6 Правил);

- акт приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 30 Правил);

- акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 21 Правил);

- акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 22 Правил);

Графическое представление процесса 3.6. "Учет выбытия дел" представлено на схеме 23 приложения N 4.

Номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел, документов (графа 5) по ранее присвоенному ему номеру в списке фондов, который является частью архивного шифра каждой единицы хранения (дела).

В графе 6 проставляют крайние даты дел, включенных в опись. При выбытии неописанных документов, если крайние даты не определены, эта графа не заполняется.

В графах 11 - 13 отдельно фиксируют количество выбывших описанных дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

В графе 15 фиксируют количество всех выбывших неописанных дел, если они сформированы в дела, но не включены в опись, или общее количество выбывших документов с указанием количества листов.

Архив организации со сложной структурой может вести учет выбытия дел в книге учета поступления и выбытия дел, документов самостоятельно по каждому структурному подразделению.

Ежегодно в итоговой годовой записи книги учета поступления и выбытия дел, документов подводится суммарный итог выбывших дел и отдельно итоги по каждому виду носителя выбывших дел (бумажный, электронный, аудио, видео).

Общая итоговая годовая запись по поступлению и выбытию дел подписывается составившим ее работником и руководителем архива. Датой итоговой годовой записи является дата ее подписания руководителем архива (ответственным за архив).

Пример заполнения книги учета поступления и выбытия дел, документов в приложении N 9.

В лист фонда сведения о выбытии дел вносятся на основании тех же документов, что и в книгу учета поступления и выбытия дел, документов. Кроме того, в лист фонда вносятся сведения о выбытии дел, документов по мере описания дел, документов, которые ранее были внесены в лист фонда как неописанные. После описания и формирования дел, в разделе 1 "учет неописанных документов" отражается выбытие этих документов, а в разделе 2 "учет описанных документов" отражается их поступление (см. раздел 3.2).

Выбытие отдельных документов из дел может произойти в случае возврата их собственнику, при выбытии составляется акт об изъятии из дел подлинников личных документов и акт о возвращении собственнику подлинников личных документов (п. 5.17 Правил). С изымаемых документов в архиве изготавливаются копии, которые приобщаются к делам. Выбытие отдельных документов также может произойти при их неисправимых повреждении, в этом случае составляется акт о неисправимых повреждениях (Приложение N 22 к Правилам). Изъятие документов, а также замена на копии отражаются во внутренней описи дела, в листе-заверителе дела, описи дел, документов. Акты, на основании которых произведено изъятие архивных документов, включаются в дело фонда.