3.8. Учет использования документов

Архив организации ведет учет использования архивных документов по фактам выдачи дел, документов из архива организации; выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов (см. раздел V Правил, раздел 5 Методических рекомендаций).

Если в архиве организации помимо указанных, существуют иные формы использования архивных документов, то все формы использования подлежат учету.

Основными формами использования документов архива организации являются:

- информационное обеспечение работников организации;

- исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера;

- выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в том числе в форме электронных документов.

Формами использования документов архива организации являются также:

- информирование сторонних организаций о наличии и содержании имеющихся в архиве документов;

- использование документов в средствах массовой информации;

- использование документов для подготовки историко-информационных мероприятий: выставок, экскурсий, конференций;

- выдача документов для работы в читальном (просмотровом) зале архива;

- организация доступа работников организации к документам архива путем использования информационно-телекоммуникационной сети.

В результате исполнения запросов пользователей документы из архивохранилища могут быть выданы во временное пользование сторонним организациям (раздел 2.2.3. Методических рекомендаций) с оформлением акта соответствующего содержания (приложение N 10 Правил) или возвращены владельцу или его родственнику (раздел 5.1. Методических рекомендаций, п. 5.17. Правил). В учете использования документов данные об этом также закрепляются в соответствующих учетных документах, что отражено на схеме 25 приложения N 4.

Архив организации вправе самостоятельно разрабатывать формы учетных документов для учета использования архивных документов организации.

Для того чтобы осуществлять их учет, каждой единице хранения в составе архивного фонда присваивается учетный номер, являющийся частью архивного шифра (п. 3.4. и приложение N 28 Правил). Пример архивного шифра:

Ф. 53. Оп. 3. Д. 148,

где "Ф. 53" - номер архивного фонда (присваивается государственным (муниципальным) архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение или проставляется по листу фонда); "Оп. 3" - номер описи дел; "Д. 148" - учетный номер единицы хранения (соответствует номеру в первой графе (N п/п) описи дел организации (приложения N 23, 24 Правил).

Архивные шифры присваиваются единицам хранения после утверждения (согласования) годовых разделов описей дел ЭПК архивного учреждения и утверждения их руководителем организации, после чего наносятся чернилами в левом нижнем углу каждой единицы хранения (до этого архивный шифр проставляется карандашом - п. 4.27., Правил, раздел 3.2. Методических рекомендаций).