4.2. Оформление исторической справки к фонду

Составление исторической справки к фонду является основой дальнейшего научно-обоснованного использования документов фонда. Историческая справка к фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, составление исторической справки к фонду не обязательно (см. п. 5.6 Правил).

Историческая справка к фонду включается в дело фонда.

Историческая справка к фонду представляется организацией-источником комплектования в архивное учреждение при первой передаче документов фонда.

При утверждении новых годовых разделов описей дел постоянного хранения в ЭПК архивного учреждения вместе с годовым разделом описи представляется Дополнение к исторической справке. Если за время, прошедшее с момента утверждения предыдущих годовых разделов описей дел постоянного хранения, не произошло каких-либо изменений в истории фондообразователя и его фонда, это оговаривается в дополнении к исторической справке. Дополнение к исторической справке составляется по правилам составления исторической справки.

Историческая справка должна иметь заголовок с указанием названия фонда и хронологического периода, который она охватывает.

Название фонда состоит из последнего полного и (в скобках) - официально принятого сокращенного названия организации-фондообразователя, ее подчиненности и крайних дат деятельности организации за хронологический период, освещенный в исторической справке, например:

Историческая справка к фонду Российского агентства по патентам и товарным знакам (Роспатент) за 1992 - 1999 годы.

Историческая справка состоит из трех разделов (п. 5.6. Правил):

- история фондообразователя;

- история фонда;

- характеристика документов фонда и его справочного аппарата.

Основными источниками для подготовки исторической справки являются нормативные акты высших органов государственной власти и управления, учредительные документы фондообразователя, его вышестоящей организации, организационно-распорядительные документы фондообразователя, историческая и справочная литература, учетные документы, дело фонда.

История фондообразователя должна содержать следующие сведения:

- даты создания, переименования, реорганизации и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-правопреемника;

- сведения о вышестоящей организации;

- состав системы подведомственных организаций (их виды, краткую характеристику, территориальное размещение), все последующие ее изменения с указанием дат утверждения и основных причин изменений;

- структура фондообразователя и ее изменения с указанием дат и основных причин изменений;

- задачи и функции фондообразователя, сведения о документах, которыми вносились указанные изменения, их причины;

- название организации-предшественника (в случае отсутствия прямого предшественника может быть указана организация, выполнявшая аналогичные функции).

При составлении истории фондообразователя необходимо иметь в виду следующее:

- официально принятое полное и сокращенное название организации указывается на основании нормативных правовых актов. Если в документах (нормативных правовых актах, распорядительных, учредительных документах и др.), относящихся к вопросу создания, деятельности организации, а также ее преобразований, будут обнаружены расхождения в названии организации, приводятся все имеющиеся в документах названия со ссылками на соответствующие документы. В случае отсутствия правовых актов о создании, переименовании, реорганизации, изменении подведомственности и ликвидации организации, эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в исторической справке;

- указывается непосредственная подчиненность организации-фондообразователя (например, министерству или какому-либо его структурному подразделению);

- даты создания, переименования, реорганизации и ликвидации указываются со ссылкой на законодательные акты и распорядительные документы; при наличии нескольких нормативных правовых актов разных органов (Указ Президента Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации, приказ федерального органа исполнительной власти) в исторической справке указываются обе даты, но за основу берется постановление высшего органа государственного управления.

Если организация является действующей, сведения по ее истории в исторической справке должны охватывать тот же хронологический период, что и годовые разделы описи дел постоянного хранения, представляемые на утверждение ЭПК архивного учреждения.

Если организация была ликвидирована, то историческая справка содержит сведения по истории фондообразователя за весь период ее деятельности, независимо от того, за какой период представлены документы в описи.

При наличии нескольких правовых актов одного и того же органа о создании, переименовании, реорганизации, изменении подведомственности, ликвидации организации в исторической справке указываются все документы, но за основу берется наиболее ранний по времени подписания акт.

Если в тексте нормативного правового акта имеется указание на фактическую дату образования или ликвидации организации, не совпадающую с датой нормативного правового акта ("образовать с (указание даты)" или "упразднить с (указание даты)"), то оговариваются обе даты.

При отсутствии правовых актов крайние даты названий организаций устанавливаются по косвенным данным (самое раннее упоминание организации и др.), что оговаривается в исторической справке.

При указании даты ликвидации организации не принимается во внимание ликвидационная деятельность организации после подписания правового акта о ликвидации. В случае официального создания ликвидационных комиссий их наличие и крайние даты их работы оговариваются особо.

Сведения о структуре фондообразователя, сети подведомственных ему организаций и изменениях в них могут быть приведены в тексте справки или даны в виде приложений (в зависимости от объема структуры и количества изменений).

При изложении фактов создания, переименования, реорганизации и ликвидации организации сохраняются формулировки правовых актов: "образовать", "создать на базе", "преобразовать", "реорганизовать", "исключить из", "ликвидировать" и т.п. Все данные по истории организации приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы.

Сведения по истории организации излагаются в исторической справке в хронологической последовательности.

Задачи и функции организации излагаются в соответствии с нормативными правовыми актами (уставы, положения и др.), отсутствие соответствующих документов оговаривается.

Для объединенного архивного фонда может составляться общая историческая справка по всем фондообразователям. При этом сведения по истории конкретных фондообразователей даются отдельно по каждой организации.

В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, сведения о составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве).

История фонда должна содержать следующие сведения:

- количество дел в фонде;

- дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;

- степень сохранности документов;

- дата передачи документов на постоянное хранение.

Дополнительно можно включить следующую информацию:

- сведения о проведенных в архиве мероприятиях по описанию документов, по переработке или усовершенствованию описей, комплексной целевой экспертизе ценности документов с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ и дат их осуществления;

- изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);

При изложении истории фонда необходимо иметь в виду следующее:

- крайними датами документов фонда являются даты создания и ликвидации организации;

- если организация действующая, или документы фонда сохранились не за весь период деятельности организации-фондообразователя или выходят за хронологические рамки ее деятельности, то крайними датами документов фонда будут являться годы, за которые имеются документы.

- если ЭПК архивного учреждения принималось решение о фондировании <10>, то в исторической справке излагается данное решение со ссылкой на протокол ЭПК. Раздел по истории фонда может содержать краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

--------------------------------

<10> Фондирование документов - определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.

Дополнительно может быть включена информация по библиографии фонда.

Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.

В третьем разделе исторической справки отражается:

- основной состав документов (их разновидности), вошедших в опись, и их полнота;

- сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

- состав научно-справочного аппарата к фонду;

- наличие и место хранения (с указанием фактического адреса) документов по личному составу).

В этом же разделе могут быть указаны такие сведения как:

- наличие документов, относящихся к профилю данного фонда, в составе других фондов архива, с указанием их названий и номеров;

- сведения о наличии документов других фондообразователей (если это сложилось исторически и изъятие их нецелесообразно);

- сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;

- возможность использования документов фонда (с указанием целей использования).

При изложении характеристики документов фонда необходимо иметь в виду следующее:

- в случае неполноты документов фонда указываются причины отсутствия (утраты) документов, их состав по основным категориям с указанием крайних дат данных (годов), излагаются результаты их розыска;

- если документы выходят за хронологические границы фонда, приводится обоснованное доказательство включения этих документов в состав фонда;

- сведения о научно-справочном аппарате к фонду отражают номера и названия всех описей дел фонда, хронологические рамки включенных в них документов, другие виды НСА (указатели к документам, обзоры и т.д.).

Если в составе фонда имеются электронные документы, в исторической справке дается их характеристика с указанием вида документации (управленческая, научно-техническая и др.), программно-технические средства, использованные для создания документов, состав и форматы файлов и другую информацию, которая позволит в дальнейшем осуществлять доступ к данным, их конвертирование (миграцию).

В случае выявления новых данных по истории фондообразователя и истории фонда, в историческую справку вносятся исправления, она дополняется или пересоставляется.

Историческая справка к фонду подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, руководителем архива организации.

В соответствии с п. 5.6. Правил историческая справка к фонду и дополнения к ней составляются в двух экземплярах, один - хранится в деле фонда, второй - передается в государственный (муниципальный) архив. В случае если организация не является источником комплектования, историческая справка и дополнения к ней в единственном экземпляре включаются в дело фонда.