IV. Порядок составления, ведения, учета и хранения регистров (журналов) внутреннего финансового контроля

23. Выявленные недостатки и (или) нарушения при исполнении внутренних бюджетных процедур, сведения о причинах рисков возникновения нарушений и (или) недостатков и о предлагаемых мерах по их устранению (далее - результаты внутреннего финансового контроля) отражаются в регистрах (журналах) внутреннего финансового контроля (далее - регистры (журналы)), на основании информации от должностных лиц, осуществляющих контрольные действия. Рекомендуемый образец регистра (журнала) приведен в Приложении N 3 к настоящему Положению.

24. Ведение регистров (журналов) осуществляется в структурных подразделениях Службы и ее территориальных органов, ответственных за выполнение внутренних бюджетных процедур в том числе с применением автоматизированных информационных систем.

Перечни должностных лиц, ответственных за ведение регистров (журналов) (далее - Уполномоченные лица), устанавливаются начальником Управления, руководителями территориальных органов Службы.

Ведение регистров (журналов) осуществляется путем занесения Уполномоченными лицами записей в указанные регистры (журналы) на основании информации, полученной от должностных лиц, осуществляющих контрольные действия.

В случае выявления недостатков и (или) нарушений в ходе самоконтроля, должностное лицо вносит запись в регистр (журнал) о выявленных недостатках и (или) нарушениях, принимает меры по их устранению, после чего вносит запись об устранении выявленных недостатков и (или) нарушений.

В случае выявления недостатка и (или) нарушения в ходе контроля по уровню подчиненности, непосредственный руководитель должностного лица, выполнявшего операцию, указывает выявленные недостатки и (или) нарушения, дает указания по их устранению.

После получения указаний по устранению выявленных недостатков и (или) нарушений, должностное лицо, выполнявшее операцию, вносит запись в регистр (журнал) о выявленных недостатках и (или) нарушениях, принимает меры по их устранению, после чего вносит запись об устранении выявленных недостатков и (или) нарушений.

Результаты проверок по уровню подведомственности оформляются заключением с указанием необходимости внесения исправлений и (или) устранения недостатков (нарушений) при их наличии в установленный в заключении срок либо разрешительной надписью начальников отделов Управления, организующих и выполняющих внутренние бюджетные процедуры, на представленном документе. Рекомендуемый образец заключения по результатам проверки по уровню подведомственности приведен в Приложении N 4 к настоящему Положению,

После получения заключения по устранению выявленных недостатков и (или) нарушений, территориальные органы Службы вносят запись в регистр (журнал) о выявленных недостатках и (или) нарушениях, принимают меры по их устранению, после чего вносят запись об устранении выявленных недостатков и (или) нарушений.

В случае выявления недостатка и (или) нарушения в ходе смежного контроля, начальник Управления, начальники структурных подразделений территориальных органов Службы, осуществлявшие смежный контроль, указывают выявленные недостатки и (или) нарушения, дают указания по их устранению.

После получения указаний по устранению выявленных недостатков и (или) нарушений должностные лица структурных подразделений Службы и ее территориальных органов вносят запись в регистр (журнал) о выявленных недостатках и (или) нарушениях, принимают меры по их устранению, после чего вносят запись об устранении выявленных недостатков и (или) нарушений.

Внесение записей в регистры (журналы) внутреннего финансового контроля осуществляется по мере совершения контрольных действий в хронологическом порядке.

25. Регистры (журналы) составляются на бумажных или машинных носителях в форме электронного документа (при наличии технических возможностей) с обязательным изготовлением копий электронных документов на бумажных носителях.

Регистры (журналы) подписываются руководителем структурного подразделения Службы (территориального органа Службы), ответственного за выполнение внутренних бюджетных процедур.

26. Учет и хранение регистров (журналов) осуществляется способами, обеспечивающими их защиту от несанкционированных исправлений, утраты целостности информации в них и сохранность самих документов.

27. Соблюдение требований к хранению регистров (журналов) осуществляется лицом, ответственным за их формирование и ведение, до момента их сдачи в архив.

Дела с регистрами (журналами) включаются в номенклатуры дел Службы и ее территориальных органов.