Приглашение на церемонию погребения

6.61. Для участия в протоколе церемонии погребения следует применять следующие виды документов:

пригласительные письма (сообщения, извещения или билеты);

ответные письма (или сообщения);

протокол;

документ, согласующий протокол.

6.62. Письма, протокол и согласующие документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97.

6.63. В реквизит 07 "Текст" пригласительного письма следует включить:

обращение;

соболезнование;

собственно приглашение с указанием вида похорон, статуса участников и количества разрешенных для приглашения с адресатом лиц и составом собственного персонала;

место проведения похорон (полный адрес и предпочтительный путь к нему);

время, к которому следует прибыть (дата и время);

предполагаемая программа похорон;

форма одежды и разрешенные аксессуары и принадлежности;

просьба указать на необходимость и сроки изложения протокола (для протокольных похорон), адреса и предпочтительного способа его доставки (электронная, курьер, факс, телефон);

информационное сообщение о дополнительных услугах.

6.64. При заполнении подреквизитов текста письма рекомендуется: в подреквизите "Обращение" для адресования:

к народным избранникам, высокопоставленным чиновникам обращаются словами: "Глубокоуважаемый", "многоуважаемый", в остальных случаях "уважаемый";

к титулованным особам следует обращаться в соответствии с правилами их титулования;

в случае, когда адресат хорошо известен, для обращения используется формула, включающая имя и фамилию адресата.

В подреквизите "Соболезнование" следует использовать следующие стандартные выражения:

"Выражаем Вам соболезнования по поводу глубокой утраты";

"Сочувствуем и сожалеем по поводу постигшего Вас горя";

"Скорбим вместе с Вами";

"Глубоко переживаем Ваше горе".

В подреквизите "Приглашение" указываются статус участника, а также допустимый состав и количество лиц, которое этот участник вправе пригласить с собой на похороны. Для почетных участников в подреквизиты следует включить просьбу с указанием количества и состава персонала, сопровождающего и обслуживающего почетного участника, и его делегацию или компанию.

Подреквизит "Место проведения похорон" должен содержать сведения о месте, где будут проходить похороны, его полный почтовый адрес, предпочтительные варианты пути к нему.

В подреквизите "Дата и время проведения похорон" указанные позиции обозначаются арабскими цифрами. Если число и месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Допускается и полное оформление даты - словесно - цифровой способ.

В подреквизите "Предполагаемая программа похорон" может быть дана краткая аннотация похорон или ссылка на приложение к письму с полной развернутой программой предстоящих похорон.

В подреквизитах "Форма одежды и разрешенные аксессуары и принадлежности" указывается предпочтительная (а для похорон государственного протокола - обязательная) форма или вид туалета, дополняющие его аксессуары.

Для почетных участников данный подреквизит может сопровождаться приложением, содержащим требования к внешнему виду и туалету сопровождающего их персонала.

Подреквизит "Протокол" включает в себя:

просьбу указать необходимость обмена и согласования протокольными документами;

сроки и характер обмена;

ссылку на протокольную службу, обеспечивающую такой обмен;

предлагаемые сроки и способы доставки протокольных документов.

В подреквизите "Информационное сообщение" приводятся сведения о дополнительных услугах, платных и благотворительных моментах программы, указываются виды возможностей внесения средств (наличные, чек, банковская карточка).

6.65. Ответные письма содержат реквизиты:

обращение;

соболезнование;

сообщение о принятом приглашении или отказе от него;

ответ - согласие на участие в церемонии похорон, а также могут содержать предложения по поводу необходимости протокольного изложения.

Ответное сообщение по электронной почте, телефону, факсу несет ту же информацию, что и письмо. Рекомендуется, чтобы ответное письмо или сообщение об участии в церемонии похорон было отослано в тот же день, когда получено приглашение.

6.66. Протокол церемонии погребения - это документ о порядке проведения похорон, изложение согласований и времени прибытия участников, программы и ее регламента. Он может быть кратким и полным. Полный протокол - это протокол ритуала, где все его позиции согласованы между организаторами похорон и почетными участниками и отражают регламент проведения данного ритуала.

Протокол содержит следующие сведения:

место проведения;

дата проведения и время (начало и окончание);

участники церемонии: согласование их количества и уточнение списка почетных участников церемонии;

уточнение регламента программы (продолжительность последнего напутственного слова, количество выступлений, порядок);

сведения, приводимые в приглашении, и порядок их осуществления;

регламент внешнего вида: одежды, аксессуаров;

правила этикета, применяемые во время церемонии погребения;

регламент общения с прессой и правила работы журналистов во время церемонии погребения.

6.67. Лицам, приславшим соболезнование, рекомендуется выразить благодарность на это соболезнование ответным письмом.