3.8. Отправка документов

3.8.1. Документы, исполненные и подлежащие отправке почтовой связью, передаются работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в экспедицию полностью оформленные с указанием почтового адреса и (или) с указателем рассылки.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные документы отправляются в первую очередь.

3.8.2. Если подлинный экземпляр документа получает исполнитель структурного подразделения для передачи непосредственно адресату, то на копии документа, остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ.

3.8.3. Отправка документов, подписанных руководителем Росстата, его заместителями и направляемые в высшие органы государственной власти, Минэкономразвития России, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, Центральный банк Российской Федерации и другим организациям, осуществляется отделом Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления по системе МЭДО или фельдъегерской связью.

Служебные письма, документы, содержащие персональные данные работника или имеющие гриф ограничения доступа к документу "Для служебного пользования", надлежащим образом заверенные копии организационно-распорядительных документов, справок и актов о результатах проверки территориального органа Росстата (прошитые, пронумерованные и скрепленные печатью "Для документов") отправляются в территориальные органы Росстата через фельдъегерскую связь или заказным письмом.

Отправка документов гражданину на его электронный адрес в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и передача документов для отправки почтовой связью в экспедицию осуществляется отделом Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства (структурным подразделением территориального органа, на которое возложены функции по ведению делопроизводства).

К документу, направленному гражданину на его электронный адрес в сети "Интернет", прикладывается электронное сообщение.

3.8.4. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа с помощью технических средств связи принимает структурное подразделение - исполнитель документа.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ.

3.8.5. Документы, предназначенные для отправки центральным аппаратом Росстата дипломатической почтой, передаются в Отдел по защите государственной тайны.

3.8.6. Международная корреспонденция в случае отправки почтой, после регистрации передается работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, на отправку в экспедицию в упакованном (законвертованном) виде.

3.8.7. При отправке документов фельдъегерской связью в отделе Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления осуществляется конвертирование документа с указанием адреса, заклеиванием, составлением реестра на документы и передачей на отправку сотруднику фельдъегерской службы.

Документы, отправляемые фельдъегерской связью, передаются фельдъегерю по реестру установленного образца, в котором отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки. Регистрационные номера отправляемых документов также указываются на конвертах, в которые они вложены.

Реестры на отправку корреспонденции оформляются в трех экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в службу делопроизводства с отметкой фельдъегеря, обеспечивающего отправку корреспонденции, и хранится в номенклатурном деле отдела Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления.

3.8.8. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. N 234 (зарегистрировано Минюстом России 26 декабря 2014 г. N 35442), а документов, предназначенных для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении правил оказания услуг телеграфной связи".

Экспедиция производит сортировку документов по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, международная почта).

Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов.

На заказную корреспонденцию (документы с грифом ограничения доступа к документу "Для служебного пользования", письма за подписью руководителя Росстата либо заместителя руководителя Росстата, документы с гербовой печатью, архивные справки, финансовые документы и иные), корреспонденцию, направляемую в адрес зарубежных организаций, составляются реестры установленного образца (форма 103), в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.

Накладные и реестры на отправку документов оформляются в двух экземплярах, один из которых после отправки документа возвращается в экспедицию с отметкой оператора отделения почтовой связи, обеспечивающего отправку документов, и хранится в номенклатурном деле экспедиции.

На письма, содержащие документы при направлении Росстатом извещений в ходе производства по делам об административных правонарушениях в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, экспедиция проставляет отметку (штамп) согласованную с Почтой России для обеспечения возврата извещения в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

3.8.9. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера экспедицией к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

3.8.10. Порядок отправки документов в территориальном органе Росстата аналогичен порядку отправки документов в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 3.8.1 - 3.8.9 настоящей Инструкции.