3.15. Особенности работы с электронными документами

3.15.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД.

3.15.2. Электронный документ должен быть оформлен на электронном шаблоне документа (приложение N 1) по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

В Росстате используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носители) и электронные копии документов.

3.15.3. Состав электронных документов, создаваемых в Росстате, устанавливается Перечнем документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в Федеральной службе государственной статистики в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденным приказом Росстата от 2 декабря 2011 г. N 482.

3.15.4. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, являющиеся участниками МЭДО, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица Росстата в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Перечень должностей федеральной государственной гражданской службы Росстата, при замещении которых должностным лицом предоставляется право подписи электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью, утверждается приказом Росстата.

3.15.5. В СЭД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 6373 "Об электронной подписи".

3.15.6. Порядок работы с электронными документами в СЭД определяется Регламентом по работе с организационно-распорядительными документами в СЭД, утверждаемым руководителем Росстата.

3.15.7. После включения электронных документов в СЭД формируются регистрационно-учетные данные о документе, обязательные сведения о документе, используемые в целях учета и поиска документа в СЭД, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие действия.

3.15.8. Документы, создаваемые в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата и (или) поступившие в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата на бумажном носителе, регистрируются в СЭД с созданием в ней электронной копии такого документа путем сканирования.

3.15.9. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".

3.15.10. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

3.15.11. После истечения установленных временных сроков хранения (не более 10 лет) электронные документы подлежат уничтожению в СЭД на основании акта, утвержденного руководителем Росстата (территориального органа Росстата).

Электронные документы с постоянным сроком хранения, могут быть уничтожены в СЭД, после передачи электронных документов или аналогичных документов на бумажных носителях в центральный архив Росстата в порядке, установленном архивным законодательством Российской Федерации.

3.15.12. Документы на бумажных носителях, имеющие временный срок хранения (не более 10 лет), кроме обращений граждан и отсканированные в СЭД, могут быть уничтожены по истечении года с даты их регистрации в СЭД.