6.3.2. Книга учета поступления и выбытия документов

6.3.2.1. Книга учета поступления и выбытия документов ведется в архиве, хранящем два и более фондов и предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива.

6.3.2.2. Каждое поступление или выбытие фиксируется в книге под самостоятельным порядковым номером.

Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером.

Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.

6.3.2.3. Если документы фонда поступают в архив впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 делается отметка: "не описаны", а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах.

6.3.2.4. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел) по состоянию на 31 декабря.