I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; N 47, ст. 4933) на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536.

1.2. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта.

1.3. Росжелдор организует и ведет делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламента Федерального агентства железнодорожного транспорта, утвержденного Приказом Росжелдора от 05.04.05 N 11 <*>, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Инструкции.

--------------------------------

<*> Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2005 N 6617.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Росжелдоре, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.5. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

1.6. Правила работы с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, установлены законодательством Российской Федерации о коммерческой тайне.

1.7. Правила работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, регламентируются специальной инструкцией.

1.8. Основные требования по организации делопроизводства в Росжелдоре:

ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях возлагается на их руководителей;

руководитель структурного подразделения определяет работника, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство Росжелдора о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление служащих с нормативными и методическими документами по делопроизводству. Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах;

при смене руководителя структурного подразделения в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним;

при увольнении, перемещении, убытии работника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя структурного подразделения через работника, ответственного за делопроизводство, другим работникам с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив;

в случае увольнения работника, ответственного за делопроизводство структурного подразделения, дела должны быть переданы по акту другому работнику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность;

в случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения работники ликвидированного (реорганизованного) структурного подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют их для последующей передачи в архив Росжелдора независимо от сроков хранения;

порядок использования служебной информации, содержащейся в документах, передачи документов (копий документов) другим организациям, средствам массовой информации и гражданам устанавливается руководством Росжелдора. Ограничения на использование служебной информации не должны противоречить законодательству Российской Федерации;

руководители структурных подразделений и работники Росжелдора несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации;

при утрате документов руководитель структурного подразделения обязан назначить служебное расследование, о результатах которого информирует руководство Росжелдора и начальника Административно-кадрового управления, принимает меры к розыску подлинников документов. В случае если подлинники документов не найдены, руководителем структурного подразделения составляется акт об утрате документов, который утверждается руководителем Росжелдора (заместителем руководителя) и представляется в Административно-кадровое управление вместе с заверенными в установленном порядке копиями утраченных документов.

1.9. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Росжелдора осуществляются отделом документационного обеспечения и архивов Административно-кадрового управления (далее - служба ДОУ).