2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в Росжелдоре

2.2. Оформление реквизитов в процессе

подготовки документов в Росжелдоре

При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2.2.1. Государственный герб Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696).

2.2.2. Эмблема Росжелдора.

Эмблема Росжелдора может помещаться на бланках документов с угловыми штампами Росжелдора в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.03.2006 N 162 "Об учреждении эмблемы и флага Федерального агентства железнодорожного транспорта" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 14, ст. 1542).

2.2.3. Код Росжелдора (указывается по усмотрению Росжелдора).

Код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.2.4. Основной государственный регистрационный номер юридического лица (указывается по усмотрению Росжелдора).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (указывается по усмотрению Росжелдора).

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.6. Наименование Росжелдора.

Наименование Росжелдора должно соответствовать его наименованию, указанному в Положении о Федеральном агентстве железнодорожного транспорта, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 397 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3344). Сокращенное наименование помещается в скобках ниже полного.

Над наименованием Росжелдора указывается полное или сокращенное наименование Министерства транспорта Российской Федерации, в ведении которого он находится.

2.2.7. Справочные данные о Росжелдоре.

Справочные данные о Росжелдоре включают почтовый адрес и номер телефона/факса.

2.2.8. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, создаваемого Росжелдором, должно соответствовать виду документа, предусмотренного Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.2.9. Код формы документа (указывается по усмотрению Росжелдора).

Код формы документа проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.2.10. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные Росжелдором совместно с одним или более федеральными органами исполнительной власти или другой организации, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например 04.03.2007.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 4 марта 2007 г.

2.2.11. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер входящего документа состоит из индекса Административно-кадрового управления, индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, например:

АКУ-10/625, где АКУ - индекс Административно-кадрового управления, 10 - индекс дела по номенклатуре дел, 625 - порядковый номер документа.

Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса руководства Росжелдора либо структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре дел, порядкового номера документа и приставки "ис", например:

ИР-10/793-ис, где ИР - индекс секретариата руководителя Росжелдора, 10 - индекс дела по номенклатуре дел, 793 - порядковый номер документа.

УЭФ-9/57-ис, где УЭФ - индекс Управления экономики и финансов, 9 - индекс дела по номенклатуре дел, 57 - порядковый номер документа.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Регистрационные номера кадровых приказов состоят из порядкового номера и соответствующих приставок "к" (кадровый), "лс" (по личному составу) и "н" (о награждениях), например: N 18/к, N 30/лс, N 24/н.

Регистрационный номер распоряжения состоит из индекса руководства Росжелдора, порядкового номера и приставки "р", например:

ИР-43-р, где ИР - индекс секретариата руководителя Росжелдора, 43 - порядковый номер документа.

Индексы руководства и структурных подразделений центрального аппарата Росжелдора приведены в Приложении N 20 к настоящей Инструкции.

Документы, подписываемые руководителем Росжелдора и заместителями руководителя Росжелдора, регистрируются службой ДОУ.

Регистрация приказов по основной деятельности Росжелдора и распоряжений осуществляется службой ДОУ, приказов по личному составу и приказов о награждениях - отделом кадров и государственной службы Административно-кадрового управления.

В нерабочее время, выходные и праздничные дни документы, подписываемые руководителем Росжелдора, регистрируются секретариатом руководителя Росжелдора либо ответственным дежурным по Росжелдору. При этом в первый рабочий день после таких дней визовая копия документа подлежит возврату в службу ДОУ.

Документы, подписываемые руководителями структурных подразделений, регистрируются лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

Заверенные копии зарегистрированных и отправленных документов с подлинными визами остаются в структурных подразделениях по месту их регистрации и помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, приведенных в порядке перечисления авторов документа через косую черту, например:

2.2.12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, и является обязательным реквизитом при подготовке ответа, например:

На N 5835-01-33/01-ЛН от 21.09.2006.

2.2.13. Место составления или издания документа.

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

2.2.14. Адресат.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к его самой длинной строке.

При направлении документа в организацию наименование организации пишется в именительном падеже, например:

При направлении документа в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия - в дательном, при этом наименование структурного подразделения входит в состав наименования должности, например:

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Адрес не проставляется на письмах, направляемых в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документов. Образец рассылки служебных документов приведен в Приложении N 19 к настоящей Инструкции.

Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

2.2.15. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Например:

2.2.16. Резолюция.

По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки проекта решения, руководитель Росжелдора и (или) его заместители, курирующие соответствующие структурные подразделения, в пределах их компетенции дают письменные поручения в форме резолюций.

Поручения, содержащиеся в резолюции руководителя Росжелдора или его заместителя, оформляются на бланке установленного образца с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Образцы бланков резолюций приведены в Приложениях N 16, 17 к настоящей Инструкции.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Резолюции руководителя Росжелдора или его заместителей по рассмотренным документам оформляются и рассылаются исполнителям, как правило, в течение суток, а срочные и оперативные - незамедлительно.

Поручения руководителя Росжелдора или его заместителей, содержащиеся в резолюции, определяются в соответствии с компетенцией исполнителя, указанной в соответствующем положении о структурном подразделении. В случае если поручение выходит за пределы компетенции ответственного исполнителя (соисполнителей), определенного поручением, руководители этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, либо против фамилии которого стоит отметка "созыв", "обобщение", "отв." и т.п. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Внесение изменений в резолюцию, в том числе изменение ответственных исполнителей по документу, допускается после согласования с руководителем Росжелдора или его заместителем, давшим поручение.

Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя представляются руководителю Росжелдора или его заместителю, давшему поручение, руководителем заинтересованного структурного подразделения в течение 3 дней с даты поступления поручения в соответствующее структурное подразделение; по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

2.2.17. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа, иметь согласование с наименованием вида документа.

Наименование вида документа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал строчными буквами (за исключением начальной буквы), выделяется полужирным шрифтом. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. При оформлении заголовка к тексту документа используется шрифт Times New Roman размером N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен отвечать на вопросы:

"О чем?" ("О ком?"), например:

ПРИКАЗ

Об изменении штатного расписания

"Чего?" ("Кого?"), например:

Должностной регламент

главного специалиста-эксперта

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.

Заголовок к тексту служебного письма печатается с выравниванием по левому краю текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) шрифтом Times New Roman размером N 12 через один интервал. Последняя строка заголовка подчеркивается, если далее следует ссылка на номер, например:

Объем заголовка не должен превышать 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки не более 28 печатных знаков).

2.2.18. Отметка о контроле.

Отметку о контроле над исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.2.19. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается через одинарный межстрочный интервал шрифтом Times New Roman размером N 14 (кроме особо указанных случаев) и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица занимает более одной страницы, графы должны быть пронумерованы, а на последующих страницах указаны только их номера.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("Росжелдор не возражает").

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

2.2.20. Отметка о наличии приложений.

В письме, имеющем приложения, названные в тексте письма, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров, например:

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, например:

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу печатают слово "Приложение", наименование распорядительного документа, его дату и регистрационный номер, например:

Если приложений несколько, то указывается их порядковый номер, например:

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

2.2.21. Подпись.

Документы, направляемые в вышестоящие органы государственной власти, федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти, подписываются руководителем Росжелдора или лицом, исполняющим его обязанности, либо заместителями руководителя по соответствующему поручению руководителя Росжелдора.

Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем Росжелдора, его заместителями, руководителями (заместителями руководителей) структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Письмо, подписываемое лицом, исполняющим обязанности руководителя Росжелдора, оформляется на общем бланке Росжелдора.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

2.2.22. Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа, руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также корректором.

Документы, представляемые на подпись руководителю Росжелдора, должны быть согласованы с заместителем руководителя Росжелдора, курирующим структурное подразделение, являющееся головным исполнителем.

Документы, содержащие поручения работникам Росжелдора, должны быть ими завизированы.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или на отдельном листе согласования, либо грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, наименование структурного подразделения (полное или сокращенное), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника проекта приказа (распоряжения, протокола). На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Согласование проекта служебного письма оформляется визой на втором экземпляре или на отдельном листе согласования, который направляется в дело.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, а также проекта документа, который должен быть согласован в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется на последнем листе текста согласуемого документа грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации) в именительном падеже, личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется следующим образом:

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка: "Лист согласования прилагается". Образец оформления листа согласования приведен в Приложении N 15 к настоящей Инструкции.

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Росжелдора;

с руководителями организаций, подведомственных Росжелдору, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями - при необходимости;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

2.2.23. Оттиск печати.

Росжелдор имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в Положении о Федеральном агентстве железнодорожного транспорта.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

2.2.24. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Росжелдора.

2.2.25. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа (за исключением распорядительных документов) проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа шрифтом Times New Roman размером N 10.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя, сокращенное наименование структурного подразделения и номер его служебного телефона, например:

На документе, подготовленном по поручению руководителя Росжелдора (заместителя руководителя) группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Отметка об исполнителе на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляется, а указывается на копии письма, остающейся в деле.

2.2.26. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.2.27. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Росжелдор содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

2.2.28. Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Росжелдоре.