2.3.4. Служебные письма

2.3.4.1. Служебные письма Росжелдора готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы Росжелдора на поручения (запросы) органов законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Росжелдора;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

2.3.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства Росжелдора на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, либо сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя (заместителя руководителя). Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

2.3.4.3. Служебные письма, подписываемые руководителем Росжелдора и его заместителями, оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебные письма, подписываемые руководителями структурных подразделений в пределах их полномочий, оформляются на бланках структурных подразделений с воспроизведением эмблемы Федерального агентства железнодорожного транспорта. При этом в тексте обязательно указывается, что письмо написано от имени структурного подразделения Росжелдора.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 без использования бланка. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших совместное письмо, должны включаться в наименование должности в реквизите "подпись".

При служебной переписке между структурными подразделениями Росжелдора бланки не используются.

2.3.4.4. При подготовке служебных писем следует руководствоваться общими требованиями к оформлению реквизитов документов, закрепленных в главе 2.2 настоящей Инструкции.

Обязательными реквизитами являются:

адресат;

дата письма;

регистрационный номер письма;

заголовок к тексту письма;

подпись;

лист согласования либо визы;

отметка об исполнителе.

В служебном письме-ответе указываются регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

Письмо должно иметь краткий заголовок, который раскрывает его содержание. Если в письме отражено несколько вопросов, то его заголовок может быть сформулирован обобщенно.

Если дается ответ на поручение вышестоящего органа, то в заголовке ответа под чертой указывается также наименование документа, содержащего поручение, и наименование органа, давшего поручение, например: поручение Правительства Российской Федерации от 01.01.2007 N АЖ-Ш0-1205. Ответы на обращения граждан заголовка не имеют. Порядок оформления заголовка определяется в пункте 2.2.17 настоящей Инструкции.

В служебном письме, имеющем приложение, после текста письма делается отметка о наличии приложения.

Служебное письмо Росжелдора, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Согласование проекта служебного письма проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование проекта служебного письма оформляется визой на втором экземпляре или на отдельном листе согласования, который направляется в дело.

Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

2.3.4.5. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например: "Федеральное агентство железнодорожного транспорта считает...", "Росжелдор рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст может излагаться от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.3.4.6. Служебные письма представляются на подпись руководству Росжелдора со всеми документами, явившимися основанием их подготовки, и с приложением завизированных копий (в 4-х экземплярах).

Документы, подготовленные на подпись руководителю Росжелдора, должны представляться исполнителем через секретариат Административно-кадрового управления (с обязательной визой корректора), на подпись заместителям руководителя Росжелдора - через секретариат заместителя руководителя Росжелдора.

При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.

2.3.4.7. Ответственность за своевременную и качественную подготовку служебных писем, в том числе за их содержание, согласование, аккуратность, грамотность, четкость редакции, соблюдение требований по оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений, подготовивших документы, а персональная ответственность - на непосредственных исполнителей.

2.3.4.8. Внесение изменений в первый экземпляр подписанного документа, а также в первый экземпляр согласованного проекта не допускается.

2.3.4.9. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными адресатами.

Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.

При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.

Реквизит "Адресат" печатается через 1 межстрочный интервал и располагается в правом верхнем углу первого листа. Например:

Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство", "Уважаемый Александр Григорьевич", "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки.

В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "С глубоким уважением". В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.

Подпись состоит из наименования должности лица, от имени которого посылается письмо, его личной подписи, инициала имени и фамилии.

При оформлении писем иным зарубежным адресатам реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, его должность, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество его строк должно быть не более 6, а количество знаков в строке - не более 30. Если в строке более 30 знаков, то можно использовать шрифт меньшего размера. Реквизит должен быть набран компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т.д.), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например:

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес. Например:

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например:

Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

"Уважаемые господа" - к организации в целом;

"Уважаемый господин" - к мужчине;

"Уважаемая госпожа" - к женщине;

"Уважаемый господин Председатель" - к должностному лицу, фамилия которого не известна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "С уважением", "Наилучшие пожелания".

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма. Варианты оформления отметки о наличии приложения приводятся в пункте 2.2.20 настоящей Инструкции.

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию.

Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.