6. Порядок передачи документов на хранение

6.1. Общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к архивному хранению, включая формирование и оформление дел, проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и передачу дел в архив, регламентируется инструкцией по делопроизводству соответствующего подразделения ОАО "РЖД".

6.2. Документы кадрового делопроизводства по истечению срока надобности в установленном порядке передаются на архивное хранение либо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляют путем проведения экспертизы ценности документов.

6.3. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов кадрового делопроизводства проводит постоянно действующая экспертная комиссия соответствующего подразделения ОАО "РЖД".

6.4. Документы по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат передаче в архив не позднее, чем через три года после завершения их делопроизводством. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения не передаются в архив, а хранятся в соответствующих подразделениях (как правило, в службе управления персоналом или бухгалтерии) в специально отведенных местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) и по истечении сроков их хранения уничтожаются в установленном порядке.

6.5. К документам по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения относятся: приказы по личному составу о назначении (приеме), освобождении (увольнении), переводе, перемещении, смене фамилии, награждении и поощрении; личные дела и личные карточки работников (форма N Т-2).

6.6. Подготовка дел по личному составу к передаче в архив осуществляется специалистами служб управления персоналом, за которыми в должностной инструкции закреплена эта функция.

6.7. Документы по личному составу, подлежащие передаче в архив, формируются в соответствующие дела, каждый лист дела нумеруется в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке.

Номера листов проставляются карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале нумеруется конверт, а затем - каждый вложенный в него документ.

6.8. Допущенные при нумерации листов ошибки устраняются, при этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер. Делать исправления запрещается.

6.9. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, утвержденными Росархивом 6 февраля 2002 г., обязательными реквизитами описания обложки дела являются:

наименование организации - ОАО "РЖД";

наименование структурного подразделения ОАО "РЖД";

индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);

заголовок дела;

дата начала и окончания дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

На обложке дела указывается полное наименование подразделения ОАО "РЖД", а в скобках - принятое сокращенное наименование этого подразделения.

6.10. Каждое оформленное для передачи на архивное хранение дело должно иметь внутреннюю опись включенных в него документов.

6.11. Передача дел в соответствующий архив подразделений ОАО "РЖД" осуществляется по графику, который составляется заведующим архивом (или лицом, ответственным за архив) по согласованию с руководителем подразделения ОАО "РЖД", передающего документы. График утверждается руководителем этого подразделения ОАО "РЖД".

6.12. В ходе подготовки дел к передаче на хранение в архив заведующий архивом (ответственный за архив) проверяет полноту состава документов, включенных в сдаточную опись, и качество их обработки. Наличие дел по описи сверяется с номенклатурой дел.

Если по каким-либо причинам (в результате пожара, затопления, несчастного случая и т.п.) произошла утрата документов, то составляется акт о происшествии в присутствии представителей соответствующих государственных органов (пожарной охраны, водоканала, милиции и т.п.).

6.13. Прием-передачу документов в архив подразделений ОАО "РЖД" проводят в день, согласованный лицами, осуществляющими прием-передачу документов.

6.14. Дела в архив доставляет специалист службы управления персоналом, передающий документы. Дела передаются в архив в связках или архивных коробках согласно сдаточной описи, в строгом соответствии с их порядковыми номерами. Каждая связка или коробка должна иметь свой ярлык, который содержит следующие элементы описания: название подразделения, номер описи, номера дел, номер связки.

6.15. Прием каждого дела, включенного в опись, производится заведующим архивом (ответственным за архив) в присутствии специалиста службы управления персоналом, передающего документы. В ходе приема-передачи дел на всех экземплярах описи делается отметка о наличии включенного в нее дела. По итогам приема в конце каждого экземпляра описи делается запись о количестве принятых в архив дел (цифрами и прописью). В конце описи проставляются дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом (ответственного за архив) и специалиста службы управления персоналом, участвовавшего в передаче дел.