3. Документирование движения кадров

3.1. Документирование трудовых правоотношений осуществляется при приеме, переводе, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, командировании, нахождении на лечении и т.д.

3.2. Оформление приема, поступающего на работу, осуществляется на основе:

паспорта;

документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;

трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

3.3. При оформлении трудового договора при приеме на работу работников, связанных с движением поездов, а также иных лиц в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, должно быть представлено заключение о медицинском освидетельствовании, которое определяет пригодность работника по состоянию здоровья к выполнению функций, предусмотренных его трудовым договором.

В процессе трудовой деятельности некоторые категории работников, указанные в статье 213 Трудового кодекса Российской Федерации, проходят периодические медицинские осмотры.

При направлении работников во врачебно-экспертную комиссию негосударственных учреждений здравоохранения ОАО "РЖД" для прохождения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований) специалисты служб управления персоналом оформляют карту обязательного медицинского осмотра (форма АКУ-22).

3.4. Специалист службы управления персоналом в отдельных случаях может запрашивать у лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации и необходимые при заключении трудового договора.

3.5. На лиц, поступающих на работу впервые, оформляются трудовая книжка и документы для получения страхового свидетельства государственного пенсионного страхования.

3.6. Лицо, поступающее на работу в ОАО "РЖД" подает вместе с документами, указанными в пункте 3.2 настоящей Инструкции, личное заявление с просьбой о приеме на работу или согласии работать на предложенной ему должности.

При достижении договоренности с лицом, поступающим на работу, заключается трудовой договор и издается приказ о приеме его на работу.

3.7. Назначение на должность (освобождение от должности) руководящих работников и специалистов ОАО "РЖД" осуществляется в соответствии с порядком назначения на должность (освобождения от должности) этой категории работников, установленным в ОАО "РЖД".

3.8. С лицами, допускаемыми к сведениям, составляющим государственную тайну, трудовой договор заключается после оформления соответствующего допуска по установленной форме.

3.9. Последовательность оформления документов при приеме на работу:

составление и оформление трудового договора;

составление и оформление приказа о приеме на работу;

оформление личной карточки (форма N Т-2);

внесение соответствующей записи в трудовую книжку;

оформление личного дела;

внесение соответствующей записи в карточку о сменяемости руководителя (АКУ-14);

составление справки, отражающей социально-демографические сведения о работнике и его работу в прошлом (Приложение N 3).

3.10. Приказы по личному составу являются первичными учетными документами, фиксирующими факт приема, перевода, перемещения или увольнения работника, и основанием для начисления ему заработной платы.

3.11. Приказ о приеме на работу (форма N Т-1) издается на основании заключенного трудового договора.

3.12. Приказ о приеме на работу, подписанный руководителем подразделения ОАО "РЖД", регистрируется и объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

3.13. Личная карточка работника (форма N Т-2) является основным учетным документом, оформляется на каждого работника, принятого на работу, и служит основанием для анализа состава и учета движения кадров.

3.14. В период оформления на работу специалист службы управления персоналом ОАО "РЖД" знакомит работника с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими документами ОАО "РЖД" и соответствующего подразделения, имеющими отношение к его трудовой деятельности.

3.15. В зависимости от профессии (должности), квалификации и вида предстоящей трудовой деятельности работник допускается к выполнению должностных обязанностей после проведения соответствующих инструктажей, обучения, стажировки или проверки знаний.

3.16. Информация о работнике вносится при необходимости в учетные книги и журналы: о приеме и увольнении работников, о движении трудовых книжек, о регистрации приказов, об учете трудовых договоров, должностных инструкций, служебных удостоверений и т.п.

3.17. Оформление перевода работников ОАО "РЖД" из одного подразделения аппарата управления, филиала, иного структурного подразделения ОАО "РЖД" на другую постоянную работу в иное подразделение аппарата управления, филиал, иное структурное подразделение ОАО "РЖД" осуществляется в соответствии с Порядком оформления перевода работников ОАО "РЖД" на другую постоянную работу в ОАО "РЖД", утвержденным Приказом ОАО "РЖД" 12 сентября 2005 г. N 137.

3.18. Предоставление ежегодных отпусков работникам ОАО "РЖД" осуществляется в соответствии с графиком ежегодных отпусков и оформляется приказом по личному составу (формы N Т-6 и N Т-6а).

3.19. Оформление работников в командировки осуществляется по унифицированным формам: служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а); приказы о направлении работника (работников) в командировку (формы N Т-9 и N Т-9а); командировочное удостоверение (форма N Т-10).