2.1.1.6. Подсистема архива учреждения

Подсистема Архива документов государственного архива предназначена для централизованного учета, регистрации и хранения всей документации, передаваемой на архивное хранение в соответствии с номенклатурой дел. Подсистема обеспечивает решение следующего комплекса задач:

- ведение архива документации (в том числе и в электронной форме);

- регистрация и учет поступающей документации (включая электронные документы);

- ввод и централизованное защищенное хранение электронных версий (копий) документации;

- поиск документов, включая поиск по текстам документов;

- обеспечение информационной безопасности и контролируемости использования документальных информационных ресурсов.

Подсистема архива государственного архива обеспечивает:

- централизованное управление отсканированными информационными ресурсами посредством единого управления структурированием хранимых документов и доступом к ним, включая, регистрацию документов и их комплектов, описание документов по целевым атрибутам, структуре и тематике документации, соответствующее методическим правилам;

- систематизацию, каталогизацию и многоуровневое описание документации;

- хранение информационных ресурсов, включая хранение электронных копий бумажных документов, хранение файлов электронных документов в исходных форматах, хранение индексной информации документов - электронных карточек;

- навигацию, поиск и просмотр документов;

- ведение документальных массивов;

- единые справочники документов;

- автоматическое формирование Номенклатуры дел государственного архива.