1.1. Информационная архитектура

Информатизация (автоматизации) архива предполагает наличие:

- управленческой идеологии, объединяющей стратегию управления государственным архивом (с выстроенной для ее реализации структурой) и передовые информационные технологии;

- информационной системы, охватывающей все направления основной деятельности с целью предоставления оперативной информации для принятия решений;

- инфраструктуры государственного архива, задействованной в процессе управления всеми информационно-документальными потоками, включающей в себя информационную модель, регламент ее развития и правила внесения в нее изменений, кадровые ресурсы, программные комплексы и регламенты внесения изменений в их конфигурацию, соответствующую аппаратно-техническую базу, руководства пользователей, регламент их обучения и сертификации.

На информационную систему возлагается решение комплекса управленческих, прикладных и административно-хозяйственных задач государственного архива, связанных с управлением административно-управленческой, административно-хозяйственной деятельностью (включая инженерную) и управлением основной архивной деятельностью.

При этом каждой задаче соответствует комплекс программных приложений или подсистем:

- прикладные подсистемы, решающие задачи административно-управленческой деятельности (примерный набор систем представлен в Таблице 1);

- обеспечивающие подсистемы, решающие задачи административно-хозяйственного (в том числе инженерного) направления (примерный набор систем представлен в Таблице 2);

- подсистемы и модули, обеспечивающие осуществление основной деятельности государственного архива (примерный набор систем представлен в Таблице 3);

- служебные подсистемы и инфраструктурные сервисы ЦХОД (примерный набор систем представлен в Таблице 4).

Таблица 1

ПРИКЛАДНЫЕ ПОДСИСТЕМЫ, РЕШАЮЩИЕ ЗАДАЧИ

АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

(Описание функционала систем см. раздел: 2.1.1 "Подсистемы административно-управленческой деятельности")

Информационно-документационное обеспечение управленческой деятельности
	Подсистема электронного документооборота
	Подсистема управления задачами и мероприятиями (поручениями)
	Подсистема обслуживания социально-правовых запросов, тематических обращений и предоставления государственных услуг
	Подсистема работы коллегиальных органов
	Подсистема управления фондом нормативно-справочной информации (ФНСИ)
	Подсистема архива организации

Финансово-экономическая служба
	Подсистема бухгалтерии
	Подсистема управления материальными запасами (материальный учет) <8>
Кадровая служба
	Подсистемы управления персоналом
Юридическая служба
	Подсистемы управления договорами
Контрактная служба (организация закупок)
	Подсистемы управления закупками

--------------------------------

<8> Относится к задачам управленческо-хозяйственной деятельности, однако, в программных решениях тесно связана с бухгалтерским функционалом, поэтому рассматривается в связи с финансово-экономическим блоком деятельности.

Таблица 2

ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ ПОДСИСТЕМЫ, РЕШАЮЩИЕ ЗАДАЧИ

АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОГО (В ТОМ ЧИСЛЕ ИНЖЕНЕРНОГО)

НАПРАВЛЕНИЯ

(Описание функционала систем см. раздел: 2.1.2 "Подсистемы обеспечения административно-хозяйственной деятельности")

Диспетчерский пункт инженерных подсистем				Примечание
	Подсистемы управления зданием
		Подсистема контроля за аварийными ситуациями
		Подсистемы электроснабжения, электрораспределения, освещения и заземления
		Подсистемы водоснабжения
		Подсистемы канализации и дренажные Подсистемы
		Подсистема отопления
		Подсистема внутриархивного транспорта
		Подсистемы мониторинга состояния технического и технологического оборудования и инженерных систем
		Подсистемы логистики (в т.ч. транспортной, материальных запасов, их распределения)
		Подсистемы охранно-пожарной сигнализации, противопожарной защиты и пожаротушения		Общие подсистемы для всего здания со специализированными подсистемами обслуживания архивохранилищ
		Подсистемы климат-контроля (температурно-влажностного режима)		Общие подсистемы для всего здания со специализированными подсистемами обслуживания архивохранилищ
		Подсистема управления доступом, пропускным режимом и безопасностью (в т.ч. система видеонаблюдения)		Общие подсистемы для всего здания со специализированными подсистемами обслуживания архивохранилищ
	Подсистемы управления архивохранилищами
			Подсистема контроля за освещением	Специализированная подсистема для архивохранилищ
			Подсистема автоматизированного пылеудаления	Специализированная подсистема для архивохранилищ
			Подсистема биоконтроля	Специализированная подсистема для архивохранилищ

Таблица 3 <9>

ПОДСИСТЕМЫ И МОДУЛИ, ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ

ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА

(Описание функционала систем см. раздел: 2.1.3)

Основная деятельность государственного архива
	Подсистема комплектования
		Модуль "Архивный фонд. Работа с источниками комплектования"
		Модуль "Архивный фонд. Экспертиза ценности"
		Модуль "Архивный фонд. Комплектование"
	Подсистема учету документов Архивного фонда
		Модуль "Архивный фонд. Учет"
	Подсистема Научно-справочного аппарата и научно-методической работы
		Модуль "Архивный фонд. НСА"
		Модуль "Архивный фонд. Научно-методическая работа"
	Подсистема хранения документов Архивного фонда
		Модуль "Архивный фонд. Обеспечения сохранности документов Архивного фонда"
		Модуль "Архивный фонд. Проверка наличия и розыск документов"
		Модуль "Архивный фонд. Контроль физического и технического состояния архивных документов"
		Модуль "Архивный фонд. Консервация, реставрация, дезинфекция и дезинсекция"
		Модуль "Архивный фонд. Топография"
		Модуль "Архивный фонд. Контроль движения дел"
		Модуль "Архивный фонд. Страховой фонд"
		Модуль "Архивный фонд. Фонд пользования"
	Подсистема использования
		Модуль "Архивный фонд. Электронный читальный зал"
		Модуль "Архивный фонд. Справочно-информационный фонд и библиотека архива"
		Модуль "Архивный фонд. Рассекречивание"
		Модуль "Архивный фонд. Подготовка публикаций"
		Модуль "Архивный фонд. Экспозиционно-выставочная работа"
		Модуль "Архивный фонд. Запросы"

--------------------------------

<9> Определение состава подсистем (модулей), предназначенных для автоматизации основной архивной деятельности, произведено на основании изучения "Классификационного перечня работ, выполняемых в государственных архивах" (Под общей редакцией к.в.н. А.В. Елпатьевского, к.в.н. П.А. Громова) [Электронный ресурс.] / Официальный сайт Федерального архивного агентства. URL: http://archives.ru/documents/methodics.shtml. Дата обращения: 10.11.2014.

Таблица 4

СЛУЖЕБНЫЕ ПОДСИСТЕМЫ И ИНФРАСТРУКТУРНЫЕ СЕРВИСЫ ЦЕНТРА

ХРАНЕНИЯ И ОБРАБОТКИ ДАННЫХ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА

(Описание функционала систем см. раздел: 2.1.4)

Центр хранения и обработки данных
	Подсистема хранения и управления цифровой информацией
	Подсистема информационной безопасности
	Подсистема подготовки цифрового контента
	Поисковая подсистема
	Интернет-портал

2. Единое информационное пространство государственного архива 2.1.1. Подсистемы административно-управленческой деятельности