3. Упорядочение и подготовка к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций

3. Упорядочение и подготовка к передаче на хранение

в государственные (муниципальные) архивы документов

ликвидированных кредитных организаций

3.1. Работа по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций включает:

1. Экспертизу ценности документов.

2. Формирование дел, подшивку дел, нумерацию листов, оформление дел, составление листа-заверителя, в случае необходимости - внутренней описи.

3. Составление описей дел и актов о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению.

3.1.1. В ходе экспертизы ценности документов ликвидированной кредитной организации проводится:

- отбор документов постоянного срока хранения;

- отбор документов долговременного срока хранения;

- отбор документов, сроки хранения которых истекли;

- составление перечня документов с неистекшими сроками временного хранения (до 10 лет).

При этом используются соответствующие перечни документов со сроками хранения <2>, номенклатуры дел кредитных организаций.

--------------------------------

<2> См. Приложение N 2.

3.1.1.1. Документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности кредитной организации до ее ликвидации, включают управленческие и банковские документы.

Документы постоянного срока хранения ликвидированных кредитных организаций, являвшихся и не являвшихся ранее источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, могут быть переданы в соответствующий архив по полной или выборочной формам приема.

В состав документов, передаваемых в государственные (муниципальные) архивы, могут быть включены: правоустанавливающие документы; документы по имущественным правам кредитной организации; нормативные документы; распорядительные документы; документы по взаимоотношениям с клиентами (частично); документы по труду и кадровому обеспечению; сводные планово-отчетные документы; документы по истории организации <2>.

3.1.1.2. Документы долговременного срока хранения, образовавшиеся в деятельности кредитной организации до ее ликвидации, включают управленческие и банковские документы.

Для ликвидированных кредитных организаций часть документов долговременного и временного сроков хранения с отметкой "ЭПК", "ЭК (ЭПК)" может быть после проведения экспертизы ценности принята на хранение государственными (муниципальными) архивами <2>.

Документы ликвидированных кредитных организаций долговременного и временного сроков хранения, кроме документов по личному составу, по истечении сроков их хранения и проведения экспертизы ценности документов включаются в акт о выделении документов к уничтожению.

Документы по личному составу ликвидированных кредитных организаций в соответствии с действующими правилами в обязательном порядке передаются на хранение в государственные (муниципальные) архивы, в том числе в специализированные архивы документов по личному составу.

3.1.1.3. Документы временного срока хранения, образовавшиеся в деятельности кредитной организации до ее ликвидации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, а также, как правило, первичные плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые документы, не включенные в Приложение N 2, независимо от того, истек ли срок их хранения, включаются в акт о выделении документов к уничтожению.

3.1.2. Формирование дел, подшивка дел, нумерация листов, оформление обложек дел, составление листа-заверителя и в случае необходимости - внутренней описи проводится в соответствии с установленными правилами.

Документы кредитных организаций формируются в дела в соответствии с установленным порядком. Основные признаки формирования дел: в дело помещаются документы одного хронологического периода (года); в дело помещаются документы по одному вопросу; в дело помещаются документы одного срока хранения. Объем документов в деле не может превышать 250 листов толщиной в четыре сантиметра. Большие по объему дела разбиваются на тома (части).

При формировании дел необходимо проверить правильность их оформления: наличия номера, даты, подписи и других обязательных реквизитов.

Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке, включающий: подшивку (переплет) дел, нумерацию листов дела, составление заверительной надписи, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, оформление обложки дела. Оформление дел проводится для документов постоянного и долговременного сроков хранения.

Дела подшиваются в 4 прокола в твердую обложку, из дела удаляются все посторонние предметы (скрепки, закладки и др.). В конце дела подшивается бланк заверительной надписи. В необходимых случаях для учета документов, вызванного спецификой данных документов (конфиденциальность, особая ценность и др.), в начале дела подшивается бланк внутренней описи документов, где перечисляются виды документов и страницы, на которых находятся документы.

Все листы дела, кроме бланка листов внутренней описи и листа заверительной надписи, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу арабскими цифрами графитным карандашом или нумератором. Подшитые в дело конверты также нумеруются (сначала конверт, потом по порядку все включения).

Заверительная надпись составляется только на отдельном листе-заверителе по установленной форме. Запрещается выносить ее на оборот последнего документа или обложку дела. Она включает сведения о количественных параметрах дела и их особенностях (литеры, пропущенные листы, листы с оборотом, конверты).

Внутренняя опись составляется для личных дел, каждое из которых формируется отдельно, и содержит сведения о порядковых номерах документов в ней, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположены эти документы.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями) изменения отражаются в графе "Примечание" со сноской на номера внутренней описи. Может быть составлена и особая опись этих изменений.

Обложка дела содержит следующие реквизиты:

- наименование организации, наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- архивный шифр дела;

- заголовок дела;

- крайние даты дела;

- количество листов дела;

- срок хранения дела.

При этом наименование организации указывается полностью в именительном падеже. Если организация имеет официально принятое сокращение наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

3.1.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел, документов и акты о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению.

Систематизация заголовков дел в описи, как правило, осуществляется в соответствии с хронологически-структурной схемой построения, при которой разделами описи являются годы, а подразделами - названия структурных подразделений, где образовались или отложились документы.

Заголовки дел в описи дел располагаются по номинальному признаку и значимости.

К описи дел в обязательном порядке составляется предисловие, оглавление, списки сокращенных слов.

На документы постоянного срока хранения, долговременного срока хранения, документы по личному составу составляются отдельные описи.

Составление актов о выделении документов (дел) к уничтожению является заключительным этапом экспертизы ценности документов.

Акты составляются только после проведения описания документов, включения документов в соответствующие описи дел и их утверждения (согласования).

Акты составляются, как правило, на все документы, отложившиеся в различных структурных подразделениях организации или направлениях деятельности (кадры, бухгалтерия, охрана труда и т.д.) и внесенные в ранее составленные описи.

Название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения (подраздела описи). Заголовки однородных дел могут вноситься в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Дела (документы) включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется по форме, установленной Правилами.

Три экземпляра описей дел и акт о выделении дел к уничтожению передаются конкурсным управляющим (ликвидатором) в государственный (муниципальный) архив, архив документов по личному составу. Экземпляр описей и акт о выделении дел к уничтожению прикладываются к отчету конкурсного управляющего (ликвидатора).

3.2. Весь комплекс документов по процедуре банкротства кредитной организации отнесен нормативными документами к постоянному сроку хранения и хранится у конкурсных управляющих (ликвидаторов), т.е. отдельно от документов ликвидированной кредитной организации.