7. Регистрация исходящей корреспонденции в СЭДО-Р

7.1. Регистрация всей исходящей корреспонденции за подписью руководителя Росимущества, его заместителей, начальников структурных подразделений Росимущества осуществляется в группе исходящей корреспонденции отдела приема, учета, регистрации и электронной обработки корреспонденции Управления делами (далее - группа исходящей корреспонденции).

7.2. Отправляемые документы, оформленные на бумажном носителе, работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Росимущества, либо исполнителем передаются в группу исходящей корреспонденции для проверки правильности оформления и регистрации документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки.

7.3. По указанию руководителя Росимущества согласование исходящих документов осуществляется руководителем Управления делами Росимущества.

7.4. Согласованные документы регистрируются и передаются на участок экспедиции группы исходящей корреспонденции отдела приема, учета, регистрации и электронной обработки корреспонденции (далее - экспедиция исходящих) для подготовки к отправке адресатам.

7.5. При регистрации исходящего документа в СЭДО-Р создается электронная регистрационная карточка (далее - РК) документа, в которую заносятся сведения о регистрируемом документе, используемые для учета, поиска, хранения и использования документов. Регистрационная карточка документа, как правило, создается на основе проекта РК, создаваемой исполнителем.

7.6. После заполнения и сохранения электронной РК отправляемого документа работник группы исходящей корреспонденции Управления делами проставляет на подлиннике документа, исполненного на бумажном носителе, в реквизитах бланка и на его визовом экземпляре (для электронного документа - в шаблоне бланка) регистрационный номер документа и дату регистрации.

7.7. Отправляемые документы, оформленные на бумажном носителе, включаются в СЭДО-Р путем присоединения к электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭДО-Р электронного образа отправляемого документа, исполненного на бумажном носителе.

7.8. Не сканируются и не присоединяются к регистрационной карточке электронные образы документов, указанных в п. 2.3.7 настоящего Регламента. При регистрации исходящих документов, подготовленных во исполнение входящих, работник группы исходящей корреспонденции проверяет отчет исполнителя об исполнении и меняет статус резолюции на "полностью исполнено".

7.9. Исполненные электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел, отдельно от документов на бумажных носителях.

7.10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Росимуществе в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

7.11. Информация о списании документа в дело в соответствии с номенклатурой дел отдела приема, учета, регистрации и электронной обработки корреспонденции вносится в регистрационную карточку СЭДО-Р.

7.12. Сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных СЭДО-Р, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов.

7.13. При необходимости может быть изготовлена копия исходящего электронного документа на бумажном носителе.

Копия электронного документа, используемая для внутреннего документооборота Росимущества, должна содержать всю информацию из соответствующего электронного документа, а также:

- оттиск штампа с текстом (или собственноручная запись с текстом) "Копия электронного документа, подписанного электронной подписью";

- дату и регистрационный номер документа;

- собственноручную подпись уполномоченного на заверение копий документов в установленном порядке работника Росимущества, его фамилию и дату создания копии электронного документа на бумажном носителе.

Указанная информация размещается на той же стороне листа документа на бумажном носителе, на которой началось размещение информации соответствующего электронного документа. Если документ продолжается на другой стороне листа или на других листах, то дополнительная заверяющая подпись без расшифровки фамилии и должности ставится на каждом листе, на одной или на обеих сторонах, на которых размещена информация.

Многостраничные документы (свыше 30 листов) для заверения прошиваются в соответствии с п. 2.3.23 Инструкции по делопроизводству с заверением первой и последней страницы.