3. Порядок рассмотрения входящих документов руководством Росимущества

3. Порядок рассмотрения входящих документов

руководством Росимущества

3.1.1. Подписание резолюции должностными лицами Росимущества.

Должностные лица имеют возможность подписать резолюцию на документ как с использованием личной ЭП, так и от руки бумажную версию проекта резолюции к документам на бумажном носителе, указанным в п. 2.5.2 настоящего Регламента, с последующим подтверждением аутентичности резолюции ЭП работника секретариата (секретаря, делопроизводителя).

3.2. Подготовка и оформление резолюций руководителя Росимущества.

3.2.1. Работники группы подготовки резолюций Управления делами изучают поступившие документы и подготавливают в СЭДО-Р проекты резолюций руководителя Росимущества по исполнению документов, подлежащих рассмотрению руководителем Росимущества, и направляют уполномоченному лицу Управления делами.

3.2.2. Уполномоченное лицо Управления делами при необходимости корректирует проекты резолюций и направляет на рассмотрение руководителя Росимущества. Уполномоченное лицо Управления делами в пределах установленных полномочий может утверждать проекты резолюций в СЭДО-Р с применением ЭП и направляет их в отдел подготовки, контроля и проверки исполнения поручений.

3.2.3. К руководителю Росимущества документы с проектами резолюций поступают от уполномоченного лица Управления делами. После корректировки и утверждения резолюций руководителем Росимущества в СЭДО-Р с применением ЭП документы направляются в отдел подготовки, контроля и проверки исполнения поручений.

3.2.4. В отделе подготовки, контроля и проверки исполнения поручений при необходимости вносятся изменения в контрольную секцию регистрационной карточки (постановка на контроль), документ перемечается по резолюции руководителя Росимущества, после чего документы направляются в секретариаты заместителей руководителя Росимущества, ответственным за делопроизводство (делопроизводителям) в структурных подразделениях Росимущества, помощникам и советникам руководителя Росимущества согласно переметке.

3.2.5. При наличии документа на бумажном носителе резолюция руководителя Росимущества распечатывается на бумажном носителе (формат А6). В случае использования ЭП при подписании резолюции собственноручную подпись руководителя Росимущества согласно Приказу Росимущества от 29 февраля 2012 г. N 40 заменяет круглый штамп.

3.3. На работников группы подготовки резолюций отдела подготовки, контроля и проверки исполнения поручений возлагаются следующие основные обязанности:

- мониторинг документов, поступающих в электронные папки руководителя Росимущества (в течение рабочего дня), и своевременное получение документов на бумажном носителе, при наличии, из отдела учета и регистрации входящей корреспонденции;

- своевременное рассмотрение документов (в течение рабочего дня, срочных - в течение часа) и создание в СЭДО-Р проектов резолюций руководителя Росимущества;

- постановка в СЭДО-Р поручений на контроль; утверждение резолюций в СЭДО-Р после их подписания, оформление резолюций к документам, поступившим на бумажных носителях, и передача их в отдел учета и регистрации входящей корреспонденции для направления на исполнение в соответствии с резолюцией руководителя Росимущества.

3.4. Подготовка и оформление резолюций заместителей руководителя Росимущества.

3.4.1. Советник секретариата заместителя руководителя Росимущества или, на период его отсутствия, иной уполномоченный в установленном порядке работник секретариата (далее - работник секретариата) рассматривает поступившие документы, готовит проекты резолюций, при необходимости ставит на "контроль заместителя руководителя".

3.4.2. В случае, если документ поступил в секретариат заместителя руководителя Росимущества после первичного рассмотрения в отделе учета и регистрации входящей корреспонденции не по назначению, работник секретариата возвращает его с обоснованием возврата. Возврат осуществляется путем создания резолюции заместителя руководителя Росимущества в адрес начальника Управления делами, в тексте резолюции указывается причина возврата.

3.4.3. Контрольные документы поступают в секретариат заместителя руководителя Росимущества из группы подготовки резолюций отдела подготовки, контроля и проверки исполнения поручений (по поручению руководителя). При необходимости заместитель руководителя Росимущества может установить свой контрольный срок дополнительно к установленному руководителем Росимущества (отделом контроля и проверки исполнения).

3.4.4. Работники секретариатов заместителей руководителя Росимущества вводят в соответствующем диалоговом окне электронной регистрационной карточки документа проект резолюции заместителя руководителя Росимущества по исполнению документа.

3.4.5. К документам на бумажном носителе (при наличии) прилагаются проекты резолюций, оформленные на листах бумаги формата А6.

3.4.6. Документ с проектом резолюции поступает на рассмотрение заместителю руководителя Росимущества, который корректирует и утверждает резолюцию в СЭДО-Р с применением ЭП, а также при необходимости проставляет свой контрольный срок.

3.4.7. После рассмотрения поступивших документов заместителем руководителя Росимущества документ возвращается в секретариат для постановки на контроль заместителя руководителя Росимущества (если необходимо) и дальнейшей переметки.

3.4.8. После переметки документ переходит в структурное подразделение Росимущества, назначенное ответственным за его исполнение.

3.5. На советников секретариатов заместителей руководителя Росимущества (или на период их отсутствия иных уполномоченных в установленном порядке работников секретариатов) возлагаются следующие обязанности:

- контроль за качеством подготовки проектов резолюций на входящие документы в соответствии с их компетенцией;

- своевременный доклад документов с проектами резолюций для рассмотрения и подписания заместителям руководителя Росимущества.

3.6. Контроль за организацией работы по своевременному рассмотрению документов и созданию в СЭДО-Р проектов резолюций заместителей руководителя Росимущества возлагается на начальника отдела организации работы секретариатов Росимущества.

3.7. В особых случаях документы по поручению руководителя Росимущества, заместителя руководителя Росимущества могут быть направлены для исполнения с резолюцией за подписью уполномоченного лица Управления делами, советника секретариата заместителя руководителя Росимущества (иного уполномоченного в установленном порядке работника секретариата).

3.8. Резолюция подлежит утверждению в СЭДО-Р. При этом поручение автоматически передается в электронные папки ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Росимущества, определенных в резолюции исполнителями.

3.9. Поручение доводится до исполнителей (структурных подразделений Росимущества) путем передачи в соответствующую электронную папку СЭДО-Р и передачи по реестру экземпляра на бумажном носителе (при наличии).

3.10. Документы на бумажном носителе, указанные в п. 2.5.2 настоящего Регламента, передаются ответственному (головному) исполнителю. Передача осуществляется только через Управление делами. Соисполнителям документа копии на бумажном носителе не передаются. Для работы используется электронный образ документа в СЭДО-Р (прикрепленный файл к регистрационной карточке документа).

3.11. Документы, поступившие в электронном виде, направляются исполнителям вместе с электронными регистрационными карточками без переноса на бумажный носитель.

3.12. При необходимости, если для доклада руководителю Росимущества (заместителям руководителя Росимущества) электронный документ переносился на бумажный носитель, на первом листе созданной таким образом копии документа воспроизводятся предусмотренные п. 2.3.1 настоящего Регламента отметка о поступлении (входящий номер) и штрих-код, служащие идентификаторами документа. Такая копия документа на бумажном носителе направляется головному исполнителю.