9.3. Формирование дел

9.3.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в структурных подразделениях Росимущества. Исполненные документы в 15-дневный срок должны быть подшиты в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется руководителем подразделения или исполнителем в соответствии с номенклатурой дел подразделения.

Хранение документов россыпью не допускается.

Ответственность за формирование дел возлагается на ответственных за делопроизводство в подразделениях.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ Управления организационного и документационного обеспечения.

9.3.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

в дела подшиваются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно (годовые планы и отчеты отделять от квартальных и месячных; утвержденные штатные расписания от их проектов и т.д.);

в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, комплексных, судебно-арбитражных дел, а также личных дел, которые формируются в течение работы данного лица в учреждении;

ксерокопии, факсо- и телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также документов, подлежащих возврату, лишних экземпляров, черновиков;

каждое дело по объему не должно превышать 250 листов (при толщине 3 - 4 см);

при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Комплексные дела (по проведению аукционов, конкурсов, контролю за выполнением распоряжений, договоров и др.) формируются в порядке, определяемом Управлением организационного и документационного обеспечения совместно с подразделениями, в которых они образуются, и одобренном Центральной экспертной комиссией Росимущества.

Подлинники отправляемых документов могут быть помещены в дело только при наличии письменных пояснений исполнителя ("адресат выбыл" и т.д.).

9.3.3. Систематизация документов внутри дела осуществляется так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке, вопросно-логической последовательности или их сочетании, или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

При хронологическом порядке расположения документов в делах постоянного хранения и со сроком хранения свыше 10 лет наиболее ранние документы располагаются в начале дела, более поздние - в конце. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов.

В текущем делопроизводстве допускается обратный хронологический порядок в расположении документов при формировании документов со сроком хранения до 10 лет. Такие дела в случае передачи на временное архивное хранение подлежат переформированию.

По хронологии в зависимости от вида документов формируются в дела копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации с документами по их исполнению располагаются в деле по хронологии в порядке номеров поручений.

В том случае, если несколько документов исполнены одним документом, в делах обязательно оформляются взаимные ссылки.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Приказы группируются в дела раздельно в соответствии с их видами и установленными сроками хранения: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, приказы о командировках и другие.

Положения, инструкции, утвержденные приказами или распоряжениями Росимущества, группируются вместе с указанными распорядительными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Протоколы и документы к ним в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам протоколов. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов в дела того года, на (за) который они составлены.

В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Личные карточки, лицевые счета по заработной плате работников Росимущества формируются в дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Переписка группируется за период календарного года в хронологической последовательности (документ-ответ помещается за документом-запросом), инициативные письма - в порядке исходящих номеров. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Росимущества и его территориальных органов и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.