4.6. Учет и анализ объемов документооборота

4.6.1. Учет документооборота в Службе ведется с помощью СЭД Россельхознадзора.

4.6.2. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Россельхознадзор и создаваемых им, ведется в целях совершенствования организации работы с документами и рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений, а также для расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

4.6.3. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются управлением, ответственным за делопроизводство в Россельхознадзоре, и представляются руководству Службы в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

4.6.4. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).

Экземпляры документа, получаемые в результате копирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

4.6.5. Учет копируемых документов ведется отдельно для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала, выполняющего обязанности по копированию документов и определения его численности.

4.6.6. Входящие, исходящие и внутренние документы учитываются отдельно. При этом сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.