3.8.5. Служебная переписка

3.8.5.1. Служебные письма Россельхознадзора готовятся:

как письма по исполнению поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как письма по исполнению поручений Министерства сельского хозяйства Российской Федерации;

как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как доклады о выполнении поручений Министерства сельского хозяйства Российской Федерации;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как сопроводительные письма к документам, отправляемым на рассмотрение в другие органы государственной власти и иные организации;

как указания территориальным управлениям Россельхознадзора и подведомственным ему организациям;

как сопроводительные письма к документам, отправляемым в территориальные управления Россельхознадзора и подведомственные ему организации для рассмотрения и исполнения;

как запросы, направляемые в другие органы государственной власти и иные организации для предоставления необходимой информации;

как запросы, направляемые в территориальные управления Россельхознадзора и подведомственные ему организации для предоставления необходимой информации;

как ответы на обращения граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по вопросам, относящимся к компетенции Россельхознадзора;

как сопроводительные письма к обращениям граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, направляемым в территориальные управления Россельхознадзора и подведомственные ему организации для рассмотрения и ответа заявителям;

как сопроводительные письма к обращениям граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по вопросам, не относящимся к компетенции Россельхознадзора;

как уведомления, направляемые гражданам, юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, о направлении их обращений по предназначению;

как инициативные письма.

3.8.5.2. Служебные письма, направляемые в другие организации в пределах Российской Федерации, составляются на русском языке и печатаются на бланках писем установленного образца (приложения N 6 и N 7) шрифтом N 14, как правило, через один межстрочный интервал - 12 пт (в исключительных случаях допускается использовать полуторный межстрочный интервал - 18 пт).

Служебные письма, подписываемые руководителем Россельхознадзора совместно с одним или несколькими руководителями других федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом наименования органов власти - авторов документа, указываются в реквизите "Наименование должности".

3.8.5.3. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до 5 - 6 строк.

Заголовок письма отвечает на вопрос "о чем?", формулирует в краткой форме тему письма и печатается вверху слева с размером шрифта N 12 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна - две строки длиною 8 - 9 см.

В случае, если письмо является ответом на поручение Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации и в тексте письма нет ссылки на данное поручение, то в заголовке к тексту под чертой дается ссылка на дату и номер данного поручения. Ссылка приводится один раз, либо в начале текста, либо в заголовке.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

3.8.5.4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.8.5.5. Текст служебного письма, как правило, печатается через один межстрочный интервал - 12 пт (допускается использовать полуторный межстрочный интервал - 18 пт) и должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой констатирующей части указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу. В тексте писем, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: "Наименование вида документа"; "Автор документа"; "Дата документа"; "Регистрационный номер документа"; "Заголовок к тексту".

Например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 января 2015 г. N 13 "О внесении изменений в федеральную целевую программу "Развитие мелиорации земель сельскохозяйственного назначения России на 2014 - 2020"...

Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного или множительного числа, например:

"Россельхознадзор считает...", "Россельхознадзор рассмотрел..."

или:

"Просим представить информацию...".

В письмах, адресованных вышестоящим организациям (должностным лицам), используется фраза "Россельхознадзор докладывает".

3.8.5.6. Проект письма, подготовленный в электронном виде, визируется должностными лицами Россельхознадзора с помощью СЭД Россельхознадзора путем формирования в данной системе листа согласования. Проект служебного письма, подготовленный на бумажном носителе, визируется путем проставления виз на его лицевой стороне (на лицевой стороне его последнего листа). При этом проект письма, подготовленный на бумажном носителе, в обязательном порядке визируется его исполнителем.

Проект письма за подписью заместителя руководителя Россельхознадзора, подготовленный как в электронном виде, так и на бумажном носителе, визируется также начальником управления, подготовившего данный проект, и начальником управления, являющегося соисполнителем документа, либо его заместителем, имеющим на то право в соответствии с возложенными на него обязанностями. Проект письма за подписью руководителя Россельхознадзора кроме того визируется его заместителем, курирующим содержащиеся в письме вопросы.

В случае, если проекты писем подлежат правовой экспертизе, их в обязательном порядке визируют должностные лица управления, ответственного за правовое обеспечение Россельхознадзора.

3.8.5.7. В целях сокращения сроков визирования проекта письма целесообразно данную процедуру проводить в заинтересованных управлениях Россельхознадзора одновременно.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту письма оформляются либо в электронном виде в листе согласования, либо на отдельном стандартном листе бумаги формата А4. Краткие замечания по проекту письма, исполненного на бумажном носителе, допускается оформлять на самом проекте (его визовом экземпляре).

3.8.5.8. На подпись руководству Россельхознадзора проект служебного письма представляется исполнителем вместе с листом согласования (при согласовании в СЭД Россельхознадзора) или с его визовым экземпляром (при проставлении виз на самом документе). Кроме того, при наличии неучтенных при доработке проекта письма замечаний, особых мнений и дополнений, руководству Россельхознадзора вместе с ними представляется служебная записка с обоснованием позиции управления, подготовившего данный проект.

3.8.5.9. В случае, если при подписании проекта письма руководством Россельхознадзора возникает необходимость дополнительного его визирования, руководство соответствующего управления организует эту процедуру в суточный срок.

3.8.5.10. Датой письма является дата его подписания. Регистрация письма должна проводиться в день его подписания.

3.8.5.11. Письма, подписанные руководством Россельхознадзора, регистрируются в управлении, ответственном за делопроизводство в Службе. Письма, подписанные руководством управлений Россельхознадзора, регистрируются в управлениях Службы.

Копии писем вместе с листами согласований (визовые экземпляры проектов писем) направляются на хранение в соответствующие дела управлений, определенные утвержденной номенклатурой дел Службы.

3.8.5.12. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, поручениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, а также указаниями руководства Россельхознадзора и начальников управлений Россельхознадзора.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством Россельхознадзора или начальниками управлений Россельхознадзора.