4.4. Подготовка, регистрация и направление внутренних документов

4.4. Подготовка, регистрация и направление

внутренних документов

4.4.1. Подготовка, регистрация и направление внутреннего документа адресату (адресатам) осуществляется с помощью СЭД Россельхознадзора и состоит из следующих этапов:

подготовка проекта документа в электронном виде;

создание и оформление электронной карточки проекта документа в СЭД Россельхознадзора;

прикрепление файла проекта документа к электронной карточке проекта документа, за исключением файлов проектов документов, содержащих конфиденциальную информацию;

определение состава должностных лиц, с которыми необходимо согласовать проект документа, и направление его по СЭД Россельхознадзора им на согласование;

направление по СЭД Россельхознадзора согласованного проекта документа на подпись должностному лицу, подписывающему документ;

направление по СЭД Россельхознадзора подписанного документа соответствующему должностному лицу на перерегистрацию и для отправки адресату (адресатам).

Проекты нормативных правовых актов Россельхознадзора распечатываются и представляются должностным лицам на подпись на бумажных носителях. Проекты приказов распечатываются на бланках установленного образца (приложение N 1). После подписания приказ и его электронная копия передаются на перерегистрацию в управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре.

4.4.2. Должностное лицо, ответственное за перерегистрацию внутреннего документа, перерегистрирует его в СЭД Россельхознадзора и направляет его по назначению, после чего отправляет по СЭД исполнителю электронную копию зарегистрированного документа на ознакомление. Отчет о завершении перерегистрации внутреннего документа в СЭД формируется и направляется исполнителю автоматически.

4.4.3. Рассылка электронной копии подписанного документа осуществляется по СЭД Россельхознадзора в соответствии со списком рассылки, подготовленным исполнителем.

4.4.4. Полученная адресатом электронная копия документа не подлежит перерегистрации в СЭД Россельхознадзора.

При необходимости на полученный внутренний документ готовится ответ, подготовка которого, его регистрация и направление адресату осуществляется аналогичным образом, описанным выше.

4.4.5. Переписка между управлениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном (рабочем) порядке и не требуют документального оформления, не допускается.