9.3. Составление описей дел

9.3.1. Опись дела (приложение N 22) - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

9.3.2. Описи дел составляются ежегодно в каждом управлении под непосредственным методическим руководством архива Россельхознадзора. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел управлений несут начальники управлений.

9.3.3. Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу.

По этим описям документы сдаются в архив Россельхознадзора. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

9.3.4. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование управления, которое вело дела и закончило их делопроизводством. При этом дела каждого отдела, включенные в опись, составляют самостоятельную группу заголовков. В случаях, когда управление либо входящие в его состав отделы в течение периода, за который вносятся дела в опись, были переименованы (преобразованы), то под прежними наименованиями пишутся их новые наименования.

9.3.5. Описательная статья описи дел управления имеет следующие элементы:

номер по порядку (порядковый номер дела, тома, части по описи);

индекс дела;

заголовок дела;

крайние даты (крайние даты дела, тома, части);

срок хранения (для описей дел по личному составу и описей дел временного (свыше 10 лет) хранения);

количество листов (количество листов в деле, томе, части).

9.3.6. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел Россельхознадзора.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета документов дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела и ее правильность составления; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность составления листа-заверителя дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел Россельхознадзора, управлением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов, который подписывается начальником управления и передается вместе с описью дел управления в архив Россельхознадзора.

При наличии в управлении ЭК поиск необнаруженных дел организуется совместно с ЭК.

9.3.7. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям управлений устанавливается по согласованию с архивом Россельхознадзора;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим управлениям Россельхознадзора со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

9.3.8. Опись дел управления согласовывается с ЭК данного управления (при ее наличии), начальником управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре, и подписывается начальником управления, составившего опись.

9.3.9. Опись дел управления составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Россельхознадзора, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в управлении. При наличии в управлении ЭК опись составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи должен быть приложен в качестве основания к протоколу заседания ЭК, на котором она была рассмотрена и согласована.

9.3.10. На обложках дел, внесенных в опись управления, по согласованию с архивом Россельхознадзора, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел.

9.3.11. Описи дел управлений служат основой для составления сводных описей дел Россельхознадзора, подготовка которых возлагается на архив Россельхознадзора. По сводной описи дел постоянного хранения архив Россельхознадзора сдает дела на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.