VII. Личные дела гражданских служащих (работников)

7.1. В личное дело гражданского служащего (работника) вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.

Персональные данные, внесенные в личное дело гражданского служащего (работника), относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

7.2. При формировании личного дела гражданского служащего (работника) на кадровика возлагаются следующие обязанности:

7.2.1. получать персональные данные лично у гражданина, поступающего на гражданскую службу (работу);

7.2.2. получать письменное согласие гражданина Российской Федерации на обработку персональных данных;

7.2.3. заверять своей подписью соответствие представленных копий документов их оригиналам;

7.2.4. проверять наличие подписи кандидата на должность государственной гражданской службы на анкете, справке о соблюдении ограничений, связанных с замещением должности государственной гражданской службы, перед тем, как приобщить указанные копии к личному делу;

7.2.5. подтверждать своей подписью достоверность и полноту сведений, указанных в анкете, в справках о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера кандидата на должность, его супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, а также в копиях представленных документов;

7.2.6. осуществлять ежегодное ознакомление гражданского служащего (работника) с материалами его личного дела (под роспись с указанием даты ознакомления).

7.3. К личному делу гражданского служащего приобщаются следующие документы:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы;

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

г) копия паспорта и копия свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния;

д) копии трудовой книжки и (или) сведений по трудовой деятельности или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

е) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

з) копия приказа о назначении на должность гражданской службы;

и) экземпляр служебного контракта, должностного регламента, а также экземпляры письменных соглашений о дополнении к служебному контракту;

к) копии приказов о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

м) копия приказа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;

п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

р) копии приказов (выписки из приказов) о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

с) копии приказов о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

ф) сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, а также сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей гражданского служащего;

х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ш) медицинское заключение (форма 001-ГС/у) об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами;

ы) согласие на обработку персональных данных;

э) бланк описи документов, имеющихся в личном деле гражданского служащего.

7.4. В случае приобщения к материалам личного дела документов об образовании, полученном гражданином Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, к указанным документам обязательно прилагается подтверждение Министерства образования и науки Российской Федерации о соответствии такого образования образовательным стандартам, установленным на территории Российской Федерации.

7.5. В личное дело гражданского служащего вносятся письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела, а также документы, подтверждающие изменение персональных данных гражданского служащего.

7.6. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

7.7. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись документов, имеющихся в личном деле. Документы подшиваются в хронологическом порядке.

7.8. К личному делу работника приобщаются следующие документы:

а) внутренняя опись документов дела;

б) анкета или личный листок по учету кадров;

в) дополнение к личному листку по учету кадров;

г) копия документа об образовании;

д) копия трудового договора;

е) копия приказа о приеме на работу;

ж) копии приказов о поощрениях;

з) иные характеризующие работника документы.

7.9. Личные дела работников комплектуются и ведутся аналогично личным делам гражданских служащих.

7.10. Личные дела гражданских служащих (работников) хранятся в запираемых металлических несгораемых шкафах или сейфах, исключающих случайное ознакомление третьих лиц или утрату материалов личного дела.

7.11. После увольнения гражданского служащего (работника) его личное дело хранится в кадровой службе в течение 10 лет со дня увольнения, после чего передается в архив. Личные дела гражданских служащих (работников) хранятся 75 лет (созданные до 2003 года) и 50 лет (созданные после 2003 года).

7.12. При назначении гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы по письменному запросу государственного органа.

Передача личного дела гражданского служащего осуществляется на основе акта приема-передачи личного дела, который оформляется в двух экземплярах (1 экземпляр хранится в территориальном органе, 2 экземпляр - в государственном органе по новому месту замещения должности гражданским служащим).

7.13. При передаче личного дела в другой государственный орган все документы, находящиеся в личном деле, прошиваются, а страницы пронумеровываются, к личному делу прилагается опись всех имеющихся в нем документов.

7.14. Руководитель территориального органа приказом определяет гражданских служащих (работников), имеющих доступ к личным делам гражданских служащих и работников территориального органа.

7.15. Гражданские служащие, ответственные за ведение личных дел, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих (работников).