3.7. Регистрация отправляемых документов

3.7.1. Документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) Роспатента, руководителями структурных подразделений Роспатента, передаются на регистрацию и отправку в Службу ДОУ.

3.7.2. Служба ДОУ осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю;

регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день;

сведения о регистрируемых документах вносятся в ЭРК СЭДКП Роспатента, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов и информации;

регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле Роспатента;

копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции;

регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

3.7.3. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса руководителя или заместителя руководителя, подписавших документ, индекса дела по номенклатуре дел, порядкового номера документа (соответствующего номеру входящего документа, на который подготовлен ответ, либо порядкового номера инициативного документа), индекса подразделения исполнителя. Например:

N 01/30-762/07,

где:

01 - индекс руководителя Роспатента,

30 - индекс дела по номенклатуре дел,

762 - порядковый номер исходящего инициативного документа,

07 - индекс подразделения исполнителя.