7.1. Требования к организации работы с электронными документами

7.1. Требования к организации работы

с электронными документами

Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются Службой ДОУ.

Электронные документы, создаваемые в Роспатенте и поступающие в Роспатент, включаются в систему электронного документооборота.

При приеме электронных документов, заверенных электронной подписью, осуществляется проверка подлинности электронной подписи.

Электронные сообщения, подготовленные для отправки и поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, регистрируются в СЭДКП Роспатента в порядке, установленном настоящей Инструкцией. После отправки электронного сообщения по системе межведомственного электронного документооборота досылки адресату копии документа на бумажном носителе не требуется.

На обращение гражданина, поступившее по информационно-телекоммуникационной сети через официальный сайт Роспатента в сети Интернет, в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Роспатента. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела или в графу "Примечание" включается указание "Электронные документы".

Например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Роспатенте программно-технических средств, а также в соответствии с нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем Роспатента, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Электронные документы передаются из структурных подразделений Роспатента на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.