Приложение N 9. Правила оформления реквизитов документов

Приложение N 9

к п. 3.2 Инструкции

ПРАВИЛА

ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

На бланках документов Службы Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном (синем) варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Службы".

Наименование федерального органа исполнительной власти

Наименование федерального органа исполнительной власти - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о Службе - Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор).

Сокращенное наименование Службы помещают в скобках под полным наименованием.

Над наименованием Службы, находящейся в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства.

Наименование должности лица, подписавшего документ

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя Службы, бланк письма заместителя руководителя Службы, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Службы.

Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти

Справочные данные о Службе в бланках писем включают в себя: почтовый адрес Службы, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Службы.

Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (Москва) указывается в бланках документов Службы, за исключением бланков писем.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, записки, и др.), утверждения (регламент, план, инструкция, положение, отчет), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (записка, заявление и др.).

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти (организациями), должны иметь одну (единую) дату или дату более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 26.02.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 26 февраля 2010 г. (года). Если при словесно-цифровом способе написания даты день месяца состоит из одной цифры, то впереди нее допускается ставить ноль. Это соответствует требованиям стандарта и исключает возможность подделки, например: 01 февраля 2010 г. При оформлении наиболее важных документов (договоров, доверенностей) и месяц, и число месяца пишутся словами, например: первое февраля 2010 г.

Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:

26 февраля 2010 г., в феврале 2010 г., во втором полугодии 2009 г., в III квартале 2009 г. (при римских цифрах падежные окончания (наращивания) не ставятся), в 20-х числах апреля; в 2009-м (если нет слова "год"); но за 11 месяцев 2009 года, на 2009 год, с 1990 по 2009 год, в 2000 - 2009 годах, 2009/10 учебный год, за 70 - 80-е годы, 80-е и 90-е годы, XX век, XIX - XX века.

Если дата указывается в конце предложения, то слово "года" пишется полностью, например: Срок подачи документов до 26 февраля 2010 года.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Службе.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Адресат

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам (физическим лицам).

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Первая строка реквизита "Адресат" печатается на одном уровне с полным наименованием федерального органа исполнительной власти - "Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки".

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю, печатаются через один межстрочный интервал. Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

Инициалы и фамилия должностного лица печатаются после наименования должности через один межстрочный интервал. Инициалы отделяются пробелом от фамилии.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после фамилии.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

или

или

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

При адресовании документа руководителю или иному должностному лицу органа власти, организации наименование органа власти, организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже.

Например:

или

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Например:

Минобрнауки России

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221, печатается шрифтом размером N 12 - 14.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, постоянным корреспондентам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Например:

Если документ адресуется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

или

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. На каждом экземпляре документа, как правило, указывается только один адресат.

Исключение составляют оформляемые в связи с судебными делами документы, в которых может указываться больше адресов в соответствии с действующим законодательством.

Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 8 - 10 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), "чего?" ("кого?"). Например:

Приказ (о чем?) Об изменении штатного расписания.

Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи.

Регламент (чего?) внутренней организации.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется перед текстом документа. Заголовок к тексту может занимать в письмах (записках) 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке и оформляется от левой границы текстового поля с прописной буквы через один межстрочный интервал. В распорядительных документах правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы по центру над текстом полужирным шрифтом через один межстрочный интервал.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.

Текст документа

В Службе документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос...;

3-го лица единственного числа: ...Правительство Российской Федерации постановляет...; ...коллегия решила (постановила)...; служба не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя Службы или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...";

"В соответствии с Порядком работы Аккредитационной коллегии Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки, утвержденным приказом Службы от 01.07.2011 N 1575...".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

Отметка о наличии приложений

Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В служебных письмах отметка о наличии приложений оформляется от левой границы текстового поля.

Если приложение названо в тексте служебного письма, то указывается количество листов и количество экземпляров (больше одного экземпляра), например:

Если служебное письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров (больше одного экземпляра); при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к служебному письму прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:

Если приложение направляют не во все указанные в служебном письме адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Если приложение к служебному письму представлено на съемном носителе информации, то оно оформляется следующим образом:

Если приложением к служебному письму является документ, содержащий информацию конфиденциального характера, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о наличии приложений проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о наличии приложений указывается наименование вида основного документа, его дата и номер.

Например:

Если приложением к документу (например: к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, налоговой и др.);

подведомственными организациями;

при необходимости с общественными организациями.

Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами Службы оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Службы, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Службы, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.

Например:

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Подпись должностного лица

Документы подписываются должностными лицами Службы в соответствии с их компетенцией (полномочиями), установленной законодательством Российской Федерации и нормативными актами Службы.

Документы, направляемые в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, подписываются руководителем Службы или, по его поручению, заместителем руководителя.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и через пробел фамилия).

Например:

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

или

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Подпись оформляется через три межстрочных интервала от границы левого поля после текста документа. Если наименование должности в подписи состоит из нескольких строк, они печатаются через один межстрочный интервал.

Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕН), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Служба имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в Положении о Службе. Гербовая печать изготовляется согласно ГОСТу Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Отметка о заверении копии

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения.

Например:

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Службы.

Допускается при представлении копии или выписки из документа в другую организацию из архива Службы включать указание о месте нахождения подлинника документа, о количестве листов копии.

Например:

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает имя, отчество, фамилию исполнителя и номер его телефона, печатается от границы левого поля шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал, например:

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя, структурного подразделении и адресом электронной почты исполнителя (печатается через запятую после номера его телефона).

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.

Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указания по исполнению документа формата А4, А5 или А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указание по исполнению документа относится.

Указания по исполнению документа включают: инициалы, фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату.

Дополнительно (через знак "+") перед подписью руководителя указываются инициалы и фамилии должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.

Если поручение дано нескольким должностным лицам, то должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв" ("ответственный" или "свод"), является головным исполнителем поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, срок исполнения не указывается.

Например:

1. На документе:

И.И. Иванову

П.П. Петрову

Прошу подготовить проект

договора к 20.12.2010.

2. На бланке:

Федеральная служба по надзору

в сфере образования и науки

И.И. Иванову

П.П. Петрову

Прошу рассмотреть и дать ответ депутату.

Руководитель

"22" июля 2010 г.

к вх. N 01-50-382

или

Федеральная служба по надзору

в сфере образования и науки

И.И. Иванову

П.П. Петрову (созыв)

Прошу рассмотреть и подготовить

ответ Е.В. Афанасьевой.

Заместитель руководителя

"08" ноября 2010 г.

к вх. N 01-50-514

Отметка о контроле документа

Отметку о контроле документа обозначают в РКФ документа в верхнем поле справа с помощью прописной буквы "К".

Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Службу содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации <1>. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования" (сокращенно - ДСП).

--------------------------------

<1> Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.