I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки (далее - соответственно Инструкция, Служба) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Службы документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система автоматизированной обработки документов, применяемая в Службе, должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

1.3. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Порядок организации и ведения секретного делопроизводства в Службе осуществляется в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1.

1.4. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), определен в Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки, утвержденной Приказом Рособрнадзора от 11 января 2012 г. N 14.

1.5. Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также их подготовки к передаче на архивное хранение.

1.6. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, применения современных информационных технологий и технических средств при работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Службы осуществляет структурное подразделение Службы, на которое возложены функции по ведению делопроизводства (далее - служба делопроизводства).

Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней; должностными обязанностями работников службы делопроизводства.

1.7. Непосредственное ведение делопроизводства в секретариатах руководителя (заместителя руководителя) Службы, в структурных подразделениях Службы осуществляется работниками (лицами), в должностные обязанности которых входят ведение делопроизводства (далее - ответственный работник за ведение делопроизводства).

1.8. Работники службы делопроизводства, ответственный работник за ведение делопроизводства обеспечивают сохранность, учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.9. Ответственность за организацию и соблюдение правил делопроизводства в структурных подразделениях Службы возлагается на руководителей (начальников) структурных подразделений Службы.

1.10. Работники структурных подразделений Службы несут персональную, дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, несвоевременное и некачественное исполнение документов.

1.11. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя Службы. Работать с документами, поступившими в Службу, вне служебных помещений и вносить в них исправления не разрешается.

1.12. В случаях утраты подлинника документа ответственный работник за ведение делопроизводства обязан незамедлительно доложить руководителю структурного подразделения Службы. Руководитель структурного подразделения Службы назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в службу делопроизводства.

1.13. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы ответственному работнику за ведение делопроизводства структурного подразделения или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения; при увольнении или переводе по Службе передача документов и дел осуществляется по акту.

1.14. Служба делопроизводства организует регулярные проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях Службы. О результатах проверок докладывается руководству Службы.

1.15. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом Службы после их согласования с Федеральным архивным агентством (далее - Росархив).