4.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОИСКОВОЙ СИСТЕМЫ ПО ДОКУМЕНТАМ

4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Службе создаются поисковые системы по документам в электронном виде.

4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации в САД, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

4.2.3. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:

классификатора вопросов деятельности Службы;

классификатора видов документов;

классификатора корреспондентов;

классификатора указаний;

классификатора исполнителей;

классификатора результатов исполнения документов;

номенклатуры дел.

Помимо классификаторов, перечисленных в конкретной поисковой системе, могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

4.2.4. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

4.2.5. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Службы.