3.3. Технология работы с входящими в подразделение документами

3.3. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

ДОКУМЕНТАМИ

3.3.1. При поступлении в подразделение документа из службы делопроизводства (входящие и организационно-распорядительные документы) или непосредственно из других подразделений Службы (внутренние документы) работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, находит в папке "Поступившие" своего "Кабинета" в САД регистрационную карточку документа и отмечает его получение ("Принять к исполнению").

3.3.2. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, работая в папке "На исполнении", после рассмотрения документа руководителем подразделения вводит в САД указание и, при необходимости постановки на внутренний контроль, плановую дату исполнения.

3.3.3. По завершении исполнения документа работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, вводит отчеты исполнителей, не являющихся пользователями системы, и снимает документ с внутреннего контроля. После чего отчитывается перед службой контроля об исполнении документов с указаниями руководства Службы: заполняет поле "отчет исполнителя" в САД и возвращает оригинал входящего документа (по документам, поставленным на контроль).

3.3.4. Документ-оригинал должен быть "списан в дело" из папки "В дело". При необходимости списания в дело копии документа информация вносится в поле "Основание для списания в дело".

3.3.5. Не допускается стирать аннотации документов, введенные в службе делопроизводства, а также ранее сделанные записи в поле "Комментарий".

3.3.6. Обязательным является заполнение поля "Связки" с использованием соответствующего классификатора, если регистрируемый документ является ответом на какой-либо документ, дополнением к нему или связан тематически.

3.3.7. При списании документа в дело заполняются соответствующие реквизиты карточки ("Дело" и "Дата списания в дело") с использованием классификатора "Номенклатура дел".

3.3.8. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, вводит в карточку документа информацию о передаче в отдел документооборота и контроля оригинала и, если необходимо, копии документа для формирования реестра передачи документов.