3.6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ

3.6.1. Документ или отдельный его фрагмент (например, пункт приказа, распоряжения, протокола и т.п.) может быть поставлен на контроль в службе делопроизводства либо в структурном подразделении в соответствии с указанием его руководителя.

3.6.2. Компьютерная регистрационная карточка контрольного документа выделяется отметкой "К" или "Контроль". Срок исполнения документа указывается в поле "Плановая дата".

3.6.3. При постановке документа на контроль его регистрационная карточка поступает в папку "На контроле". Доступ к этой папке имеют работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, осуществляющие контроль за исполнением документов.

3.6.4. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, осуществляющие контроль, обязаны ежедневно просматривать папку "На контроле", а также осуществлять рассылку "напоминаний" по установленной форме ответственным исполнителям и информировать руководство подразделения о ходе исполнения документов.

3.6.5. По всем контрольным документам работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении (по данным исполнителя), вводится отчет об исполнении (заполняется поле "Отчет исполнителя").

3.6.6. Если во исполнение контрольного документа подготовлен исходящий или внутренний документ и он зарегистрирован в САД со связкой с контрольным, то в "Отчете исполнителя" достаточно указать дату и номер документа-ответа.

3.6.7. При устном ответе или исполнении документа, не связанном с подготовкой исходящего документа, отчет исполнителя должен содержать следующую информацию: кому доложено (сообщено), когда, кем и что (кратко).

3.6.8. Если подразделение является ответственным исполнителем документа, то составляется сводный отчет об исполнении.

3.6.9. Снятие с контроля документов, исполнение которых контролируется службой контроля, осуществляется работниками этой службы после возврата соответствующими работниками, ответственными за ведение делопроизводства в подразделении, подлинника входящего документа и копии документа об исполнении.

3.6.10. Информация о продлении руководством срока исполнения документа вводится работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, в поле "Отчет".

3.6.11. Снятие с контроля документов, поставленных на контроль в структурном подразделении, осуществляется уполномоченными работниками данного подразделения посредством заполнения поля "Фактическая дата" (для документов, контролируемых службой контроля, доступ в данное поле закрыт).

3.6.12. Рекомендуется также заполнять поле "Основание для снятия с контроля".

3.6.13. При работе с контрольными документами (работа в режиме редактирования указания) необходимо обратить внимание на доступные данному пользователю функции (ввод, просмотр и редактирование отчета, ведение списка исполнителей и др.), которые обозначены соответствующими клавишами в строке "Исполнители".

3.6.14. По документам, контролируемым службой контроля, набор функций ограничен.