3.5. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ

3.5.1. Регистрационные карточки документов с указаниями в адрес исполнителя переводятся им из папки "Поступившие" в папку "На исполнении". После окончания работы над документом исполнитель вводит информацию о ходе и результатах исполнения в поле "Отчет" адресованного ему указания и, при необходимости, связывает (с использованием классификатора "Связка") регистрационную карточку исполняемого документа с регистрационной карточкой одного или нескольких документов, на которые ссылается в своем отчете (например, в случае подготовки исполнителем исходящего или внутреннего документа). После ввода отчета по исполнению указания документ автоматически пересылается на рабочее место ответственного исполнителя по данному указанию.

3.5.2. Ответственный исполнитель или работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, после получения отчетов всех исполнителей вводит в систему текст и дату итогового отчета, после чего отчет автоматически пересылается в "Кабинет" автора указания (для указаний руководителя Службы таким кабинетом является "Кабинет руководителя").

3.5.3. Данный порядок исполнения используется как для контрольных, так и неконтрольных документов.

3.5.4. Регистрационные карточки контрольных документов вместе с отчетами остаются в кабинетах исполнителей до тех пор, пока указание не будет снято с контроля. После снятия документа с контроля его регистрационные карточки автоматически удаляются из соответствующих папок кабинетов всех исполнителей.

3.5.5. При работе с документом исполнитель определяет необходимость тематической рубрикации документа в САД. Соответствующая тематическая рубрика вводится в карточку документа исполнителем или работником, ответственным за делопроизводство подразделения.

3.5.6. В своей работе исполнитель - работник структурного подразделения использует право поиска документов по "Картотеке" данного структурного подразделения.

3.5.7. Исполнители, являющиеся пользователями САД, имеют возможность формировать свои рабочие "папки" из числа документов, зарегистрированных в системе.