Фондирование архивных документов. Хронологические границы архивного фонда учреждения или органа ФСИН России

Фондирование архивных документов. Хронологические границы

архивного фонда учреждения или органа ФСИН России

18. Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется в учреждениях и органах ФСИН России - источниках комплектования архивов (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора архивных документов для передачи на хранение в архивы, а также в архивах - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей дел, документов (далее - описи, если не оговорено особо), создании объединенных архивных фондов, исправлении ошибок фондирования.

19. Определение фондовой принадлежности архивных документов заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего учреждения или органа ФСИН России.

20. При определении фондовой принадлежности архивных документов учитывается следующее:

входящие документы относятся к архивному фонду того учреждения или органа ФСИН России, которым они получены; их фондовая принадлежность определяется по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнение, по содержанию документов;

копии (отпуски) исходящих документов относятся к архивным фондам учреждений и органов ФСИН России - их авторов; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов;

внутренние документы относятся к архивному фонду учреждения или органа ФСИН России, которыми они созданы; их фондовая принадлежность определяется по наименованию учреждения или органа ФСИН России, подписям, содержанию.

21. Архивные документы, которые велись последовательно в нескольких учреждениях и органах ФСИН России, включаются в состав архивного фонда того учреждения или органа ФСИН России, в котором они были закончены в делопроизводстве.

22. Архивные документы, образовавшиеся за весь период деятельности учреждения или органа ФСИН России, независимо от изменений административно-территориального деления, составляют один архивный фонд.

В случае реорганизации или ликвидации учреждения или органа ФСИН России с передачей его функций вновь созданному учреждению или органу ФСИН России, законченные в делопроизводстве дела включаются в архивный фонд реорганизуемого или ликвидированного учреждения или органа ФСИН России, а незаконченные в делопроизводстве дела, переданные для окончания делопроизводством учреждению или органу ФСИН России, включаются в архивный фонд последнего.

23. Архивные документы общественной организации (профсоюзной и др.), существующей при учреждении или органе ФСИН России с момента регистрации этой общественной организации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду соответствующего учреждения или органа ФСИН России, образуя объединенный архивный фонд.

24. Архивные документы, сформированные в архивный фонд, объединенный архивный фонд, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.

25. В архивах основными архивными фондами являются:

фонд центрального аппарата ФСИН России;

фонды учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России;

фонды территориального органа ФСИН России;

фонды учреждений, исполняющих наказания, следственных изоляторов ФСИН России;

фонды предприятий, специально созданных для обеспечения деятельности ФСИН России, проектных, лечебных, образовательных и иных учреждений ФСИН России.

Архивные документы учреждения или органа ФСИН России, прекратившего свою деятельность вследствие ликвидации, в том числе по причине чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленного с теми же функциями, составляют единый архивный фонд.

26. Хронологическими границами архивного фонда являются:

архивного фонда учреждения или органа ФСИН России - официальные даты его образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных правовых актов за дату образования учреждения или органа ФСИН России принимается дата наиболее раннего из них;

объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее раннего и ликвидации наиболее позднего по времени деятельности учреждения или органа ФСИН России, документы которого вошли в состав объединенного архивного фонда;

27. Основанием для определения крайних дат деятельности учреждений и органов ФСИН России - фондообразователей служат нормативные правовые акты об их образовании и ликвидации.