3.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

3.2.1. Доставка документов в Службу осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и по системе межведомственного электронного документооборота.

С помощью почтовой связи в Службу доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы (получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи), телефонограммы, электронные сообщения.

3.2.2. Прием всех поступающих в Службу документов на бумажных носителях осуществляется централизованно в Канцелярии группой экспедиционной обработки документов (далее - Экспедиция).

Документы, доставляемые фельдъегерской связью из органов государственной власти, принимаются в Канцелярии.

Поступающие правительственные документы принимаются под расписку: в рабочее время - работником Канцелярии, в вечернее время и в выходные дни - секретарем руководителя либо ответственным дежурным по Службе.

3.2.3. При приеме корреспонденции проверяется соответствие адреса и целостность конвертов или другой упаковки, а также печатей (пломб).

Принятые Экспедицией конверты (пакеты) с документами вскрываются, проверяется наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.

Не подлежат вскрытию в Экспедиции конверты (пакеты), адресованные должностным лицам Службы с пометкой "Лично", Управлениям.

При обнаружении повреждения, отсутствии в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру документа, следует сообщить об этом отправителю документа и при необходимости составить акт в двух экземплярах, один из которых остается в Экспедиции, второй посылается отправителю документа.

Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются обратно отправителю документа с сопроводительным письмом.

3.2.4. Конверты после проверки уничтожаются в установленном порядке. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты не уничтожаются.

Конверты с предложениями, заявлениями и обращениями граждан, а также с материалами, направляемыми в Управление, ответственное за правовое обеспечение, сохраняются во всех случаях.

3.2.5. Документы, письменные обращения граждан, адресованные Службе (без указания должностного лица) и руководству Службы, передаются в Канцелярию оперативно, по мере их поступления.

Документы, адресованные в Управления, передаются работникам Управлений, ответственным за делопроизводство в Управлениях, два раза в день по установленному графику. Работники Управлений получают документы в Экспедиции. В целях оперативности срочные документы могут передаваться на исполнение в Управления работниками Канцелярии.

Письма (факсограммы) на иностранном языке (без перевода), адресованные Службе (без указания должностного лица), руководителю Службы, после регистрации в Канцелярии передаются Управлениям для организации перевода. Дальнейший порядок исполнения письма (факсограммы) на иностранном языке определяется начальником Управления.

3.2.6. Поступившая в Службу на имя руководства Службы срочная корреспонденция с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно" и телеграммы доставляются по назначению немедленно.

О поступлении срочной корреспонденции, адресованной Управлениям, сообщается работникам, ответственным за делопроизводство в Управлениях.

3.2.7. Поступившие телеграммы принимаются в Экспедиции под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и служебные (деловые) письма, а затем передаются на рассмотрение руководству Службы для направления на исполнение.