3.7. Регистрация отправляемых документов

3.7.1. Документы, подписанные руководителем Службы, передаются на регистрацию в Канцелярию (документы, подписанные заместителями руководителя и начальниками Управлений, регистрируются в соответствующих приемных и передаются на отправку в Экспедицию).

3.7.2. Канцелярия осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю документа на доработку.

3.7.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в электронные базы данных с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

3.7.4. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле Службы.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководителем Службы или его заместителем, состоит из начальных букв его имени и фамилии, через тире - номера по номенклатуре, через косую черту - индекса Управления, через тире - порядкового номера, например: АК-10/7-836.

Экземпляры документов с визами остаются в Канцелярии для формирования в соответствующие дела текущего архива. Одна копия документа выдается Управлению - исполнителю документа, вторая копия документа передается в Канцелярию (если исполненный документ находился на контроле).