Служебное письмо

2.5.5.1. Служебные письма Росавиации готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства транспорта Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства транспорта Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Росавиации;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти, различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

К любому проекту документа, носящему инициативный характер, представленному на рассмотрение руководителю, заместителю руководителя Росавиации и требующему их подписи (визирования), прикладывается сопроводительная служебная записка, содержащая краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.

2.5.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются руководством Росавиации в указаниях по исполнению исходя из сроков исполнения документов, предусмотренных в пунктах 3.12.13 - 3.12.15 настоящей Инструкции, а также руководством соответствующего Управления на основании сроков, установленных непосредственными начальниками и вышестоящими органами государственной власти.

Тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в указаниях по исполнению руководства Росавиации и Управлений.

Срок подготовки инициативных писем определяется руководителем Росавиации, его заместителями и руководителями структурных подразделений.

2.5.5.3. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы. Изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Служебные письма, подписываемые руководством Росавиации совместно с руководителями федеральных органов государственной власти, а также с руководителями других организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании Росавиации и организации, подписавшей совместное служебное письмо, должны включаться в наименование должности в реквизите "Подпись должностного лица".

Служебная переписка между управлениями, докладные записки в адрес руководителя и заместителей руководителя и другие аналогичные внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 согласно пункту 2.5.6 настоящей Инструкции по делопроизводству.

Реквизиты служебного письма оформляются согласно разделу III настоящей Инструкции по делопроизводству.

2.5.5.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Министерство считает...", "Росавиация рассмотрела...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Регистрация служебных писем осуществляется в соответствии с пунктом 4.8.8 настоящей Инструкции по делопроизводству.