5.4. Регистрация поступающих документов

5.4.1. Регистрацией поступающих документов является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения.

5.4.2. Регистрации подлежат все документы, поступившие в территориальные органы Федерального казначейства из других организаций и от физических лиц, прошедшие предварительное рассмотрение в Службе делопроизводства.

5.4.3. Документы регистрируются Службой делопроизводства в день поступления (не позднее следующего рабочего дня) независимо от способа их доставки. Документы с отметкой "Срочно" и "Вручить немедленно" регистрируются в первую очередь. При передаче документа из одного отдела в другой новый регистрационный номер не присваивается и на документе не проставляется.

5.4.4. Регистрация входящей корреспонденции, полученной на бумажных носителях из других организаций и от граждан, осуществляется специалистами Службы делопроизводства и включает в себя заполнение реквизитов РКК документа в ППО АСД.

Регистрация документов, поступивших в электронном виде по транспортной подсистеме ППО АСД и находящихся в промежуточном журнале регистрации, осуществляется только после проверки ЭП документа и правильности заполнения обязательных реквизитов РКК.

5.4.5. На поступающих документах на бумажном носителе, а также на бумажных копиях электронных документов при необходимости их распечатки для доклада руководителю территориального органа Федерального казначейства в нижнем правом углу первого листа документа проставляется штамп с указанием наименования территориального органа Федерального казначейства, даты поступления и входящего регистрационного номера документа.

5.4.6. Сканирование документов, поступивших в территориальный орган Федерального казначейства от организаций и граждан, осуществляется в соответствии с Технологическим регламентом. Документы с пометкой "Для служебного пользования", нотариально заверенные документы, скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации (при наличии), неформатные и другие объемные документы, а также документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителях, сканированию не подлежат.

5.4.7. В целях регистрации и учета документов в ППО АСД используются справочники структурных подразделений, сотрудников, видов документов, корреспондентов, видов доставки корреспонденции, номенклатуры дел и др.