Организация обработки и передачи исходящих документов

101. Документы, подписанные Министром или его заместителями и направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), в федеральные органы исполнительной власти и другие организации, печатаются в количестве, необходимом для отправки адресатам, плюс два экземпляра (второй "визовой" - остается в деле отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы, третий - передается в департамент, подготовивший документ).

Исходящие документы, подписанные руководством департаментов, регистрируются в системе автоматизации документооборота и контроля исполнения ответственными за делопроизводство в департаментах.

Исполнитель представляет подписанный документ для его регистрации вместе с подлинником поручения, а также вторым "визовым" и третьим экземплярами исходящего документа.

"Визовой" экземпляр с оригинальными визами и подлинником поручения, списанным в дело исполнителем, сдается на архивное хранение и должен соответствовать по содержанию и количеству листов первому экземпляру.

Сотрудник, ответственный за отправку исходящей корреспонденции, проверяет правильность оформления документа: адресат, заголовок, наличие приложений, визы, подпись, отметка об исполнителе. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Вторая и третья копии исходящего документа заверяются оттиском штампа "Верно" и подписываются работником, ответственным за отправку исходящей корреспонденции. Второй "визовой" экземпляр документа с подлинником поручения подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел.

102. При регистрации исходящих документов в электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты:

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

содержание - краткое содержание документа;

исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

адресаты - организации или граждане, которым направляется документ;

ответ на N - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;

списание в дело - проставляется номер дела по номенклатуре дел.

Далее прикрепляется электронный образ документа (файл).

Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются системой автоматизации документооборота и контроля исполнения автоматически и с электронной регистрационной карточки переносятся на документ сотрудником отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы, зарегистрировавшим его.

103. Отправку исходящих документов (оформленных, зарегистрированных, с указанием почтового адреса или с рассылкой), подписанных руководством Министерства, осуществляют сотрудники отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Если подлинный экземпляр исходящего документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа, остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ.

Документы, подписанные руководством Министерства и адресованные в высшие органы государственной власти и федеральные органы исполнительной власти, отправляются отделом организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы с помощью Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации. На документы, отправляемые фельдсвязью, оформляется реестр.

Отправка иной корреспонденции осуществляется средствами почтовой и электрической связи.

На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляются списки, которые с распиской работника почтового отделения связи возвращаются в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.