Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Особенности подготовки и оформления отдельных

видов документов

24. Приказами оформляются решения нормативно-правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Министерства.

Образцы оформления проектов приказов Министерства представлены в Приложении N 2.

25. На приказах Министерства по основной деятельности Юридический департамент проставляет отметку о необходимости направления конкретного приказа на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

Ответственный за разработку приказа департамент не позднее 5 дней с момента подписания приказа, подлежащего направлению в Министерство юстиции Российской Федерации, представляет в Юридический департамент:

5 копий приказа;

справку к приказу;

сопроводительное письмо в Министерство юстиции Российской Федерации;

копию приказа на магнитном носителе;

копию приказа о временном исполнении обязанностей Министра энергетики Российской Федерации (в случае, если приказ подписан лицом, временно исполняющим обязанности Министра).

26. Контроль соответствия проектов приказов требованиям по форме, установленным в настоящей Инструкции, осуществляет Департамент управления делами и государственной службы.

27. Проекты приказов, которые подготавливают и вносят департаменты на основании поручений Министра, его заместителей либо в инициативном порядке, согласовываются следующими должностными лицами:

исполнителем, подготовившим проект приказа;

директором департамента-исполнителя, подготовившего проект приказа;

директорами департаментов, деятельности которых касается проект приказа или которым в приказе даются конкретные поручения;

директором Финансового департамента (проекты приказов, связанные с использованием денежных средств);

директором Юридического департамента;

директором Департамента управления делами и государственной службы;

заместителем Министра, осуществляющим контроль и координацию деятельности департамента-исполнителя.

Проекты приказов по основной деятельности представляются на подпись Министру Департаментом управления делами и государственной службы или иным уполномоченным Министром лицом, заместителям Министра - директорами департаментов, ответственными за их оформление и согласование.

Проекты приказов по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания, отпусках государственных служащих и др.) оформляются только Департаментом управления делами и государственной службы по представлениям департаментов Министерства и согласовываются со следующими должностными лицами:

директором Департамента управления делами и государственной службы;

директором Финансового департамента (проекты приказов, связанные с использованием денежных средств);

с заместителем Министра, осуществляющим контроль и координацию деятельности Департамента управления делами и государственной службы (проекты приказов, представляемые на подпись Министру).

Проекты приказов по личному составу представляются на подпись Министру Департаментом управления делами и государственной службы или иным уполномоченным Министром лицом.

28. Согласование проектов приказов департаментами Министерства осуществляется в срок до 10 дней, но не более 2-х дней в каждом департаменте, с момента их поступления и оформляется визами директоров департаментов или должностных лиц, официально их замещающих. Согласование проектов приказов Юридическим департаментом (правовая экспертиза) осуществляется в срок не более 7 дней, при необходимости указанный срок может быть продлен по решению заместителя Министра, осуществляющего координацию деятельности Юридического департамента. Министром и (или) его заместителями могут быть установлены иные сроки согласования проекта приказа.

Обеспечение надлежащей подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными департаментами возлагаются на директоров департаментов, ответственных за подготовку проектов.

29. Замечания по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит изложению в новой редакции и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые на подпись Министру, визируются заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

30. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и представляются на подпись Министру (его заместителю) при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы по основной деятельности, по личному составу, по награждению работников ТЭКа ведомственными знаками отличия, по предоставлению оплачиваемых отпусков, приказы о командировании нумеруются отдельно в пределах календарного года.

31. Приказ имеет следующие реквизиты:

1) Государственный герб Российской Федерации.

2) Наименование Министерства.

3) Наименование вида документа - приказ.

4) Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.

5) Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру.

Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

в Министерстве энергетики Российской Федерации

6) Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman N 14 через межстрочный интервал 1,5 от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок, а также ссылка на официальный источник его опубликования либо дата и номер регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", напечатанным прописными буквами вразрядку. Если преамбула в проекте отсутствует, то слово "приказываю" не пишется.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются департаменты (с указанием Ф.И.О. директора департамента в соответственном падеже) или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о департаменте или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа таблиц, списков комиссий, рабочих групп, других перечислений более четырех субъектов, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста помещаются в тематически разделенные приложения к приказу, юридически связанные с распорядительной частью текста.

В последнем пункте приказа по основной деятельности, как правило, указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, которое должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении адресатов предписаний приказа в соответствующей сфере деятельности Министерства и не может быть одним из этих адресатов.

По решению Министра или заместителя Министра, подписывающего приказ, контроль за его исполнением может не возлагаться на иное должностное лицо (департамент). В таком случае последний пункт приказа формулируется: "Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой".

Распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Одно предписание, адресованное нескольким исполнителям, а также несколько предписаний, адресованных одному исполнителю, помещаются в одном пункте. Пункты могут разделяться на абзацы.

Если приказ изменяет, отменяет, дополняет или признает утратившим силу ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка, ссылку на официальный источник его опубликования либо дату и номер регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.

В приказ не следует включать поручение о доведении его до сведения департаментов, должностных лиц и организаций.

Департамент-исполнитель готовит вместе с проектом приказа указатель рассылки, который содержит перечисление необходимых адресатов.

При оформлении проекта приказа на двух и более страницах они должны быть пронумерованы. Номер проставляется по центру верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

7) Отметка об исполнителе нормативных правовых актов Министерства (приказов, распоряжений, протоколов) проставляется в нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа с указанием наименования департамента и Ф.И.О. полностью, телефона (шрифтом Times New Roman N 8).

8) Визы проставляются на оборотной стороне подписного листа проекта приказа, включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ, и исполнителя его подпись ставится один раз. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз, одна под другой.

Например:

9) Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается в две или, при необходимости, более чем в две строки с одинарным межстрочным интервалом от левой границы текстового поля, центрируется относительно самой длинной строки. Инициалы и фамилия располагаются у правой границы текстового поля, при этом между ними пробел ставится.

Приказы подписывает Министр или заместитель Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

10) Приложения в приказе допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста. Например: "Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве энергетики Российской Федерации"; "Внести изменения в Приказ Минэнерго России от 28 июля 2008 г. N 543 "Об утверждении Плана законопроектной деятельности Минэнерго России" согласно приложению". Несколько приложений нумеруются с указанием знака "N".

Например:

"1. Утвердить:

состав аттестационной комиссии Министерства энергетики Российской Федерации (приложение N 1);

регламент аттестационной комиссии Министерства энергетики Российской Федерации (приложение N 2);

график аттестации федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Минэнерго России (приложение N 3)".

На лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу помещаются: написанное прописными буквами слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" со знаком "N" (при наличии нескольких приложений), наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер. Указанный текст центруется относительно самой длинной строки.

Например:

При утверждении приказом прилагаемого документа слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" заменяется на слово "УТВЕРЖДЕНО" (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН в зависимости от рода и числа, вида утверждаемого приложения).

Например:

При оформлении приложения к приказу на двух и более страницах вторая и последующие страницы приложения должны быть пронумерованы. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно.

Приложения к приказу визируются директором департамента-исполнителя, подготовившего проект. Виза ставится с оборотной стороны последнего листа приложения.

32. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ - располагается по центру;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Регистрационный номер документа (приказа), составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи.

33. Подписанный (подлинный) приказ, указатель рассылки, второй экземпляр (копия) приказа в установленном порядке передаются в Департамент управления делами и государственной службы, где приказ регистрируется. Второй экземпляр (копия) приказа тиражируется исполнителем.

Исполнитель приказа готовит указатель рассылки (перечень департаментов Министерства и организаций, которым направляется данный приказ). Указатель рассылки (Приложение N 2) составляется в двух экземплярах на отдельных листах, подписывается директором (заместителем директора) департамента-исполнителя с указанием ответственного за рассылку.

Указатель рассылки для организаций должен содержать их почтовый адрес.

Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью Департамента управления делами и государственной службы и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Оригинал приказа хранится в Департаменте управления делами и государственной службы.

34. Приказы о командировании работников центрального аппарата Министерства в служебные командировки оформляются на специальном бланке по унифицированной форме N Т-9, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 мая 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" <1> (пример оформления приказа приведен в Приложении N 2).

--------------------------------

<1> Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 15.03.2004 N 07/2732-ЮД).

Приказы о командировании нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года с добавлением к номеру букв "ком".

Копия приказа о командировании в обязательном порядке должна быть представлена в отдел бухгалтерского учета и отчетности центрального аппарата Финансового департамента.

Приказы о командировании подписываются Министром или заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.

35. Распоряжение - правовой акт организационно-распорядительного характера, издаваемый Министерством преимущественно по оперативным вопросам своей повседневной деятельности, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов Министерства (пример оформления приведен в Приложении N 2).

36. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Распоряжение подписывает Министр или заместители Министра.

37. Подготовка и оформление распоряжений проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов Министерства по основной деятельности. Распоряжениями нельзя дополнять, отменять, изменять какие-либо пункты приказов и приказы в целом.

Распоряжения учитываются и хранятся в Департаменте управления делами и государственной службы. Регистрационный номер распоряжения состоит из его порядкового номера в пределах календарного года с добавлением через дефис "р", например: 120-р.

38. Положение, правила, инструкция

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) утверждаются приказом Министерства.

39. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

40. Протокол

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

41. В Министерстве протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

42. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: председатель или председательствующий, секретарь, присутствовавшие (подчеркивается), т.е. список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Наименование каждого вопроса начинается с предлога "О" ("Об"). Вопросы нумеруются арабскими цифрами, которые печатаются от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

43. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Например:

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру шрифтом Times New Roman N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного межстрочного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Коллегии, протоколы заседаний экспертных, научных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседаниях.

44. Протоколы согласительных совещаний готовятся департаментами на листах формата А4 и регистрации не подлежат.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой автоматизации документооборота и контроля исполнения.

45. Копии протоколов, при необходимости, рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет ответственный исполнитель и подписывает директор (заместитель директора) департамента-исполнителя. Копии протоколов или их размноженные экземпляры заверяются печатью Департамента управления делами и государственной службы.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов или перечня поручений.

46. Протоколы печатаются на стандартных листах формата А4 шрифтом Times New Roman N 14 и имеют следующие реквизиты (Приложение N 3).

1) Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом Times New Roman N 17 и выравнивается по центру.

2) Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал 1 и выравнивается по центру.

3) Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру.

4) Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через один межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола.

5) Основная часть протокола печатается через межстрочный интервал 1,5.

6) Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Отметка об исполнителе протокола проставляется в нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа с указанием наименования департамента и Ф.И.О. полностью, телефона (шрифтом Times New Roman N 8).

Визы проставляются на оборотной стороне подписного листа проекта протокола, включают личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Подписанный (подлинный) протокол совещания у Министра или заместителя Министра, указатель рассылки, второй экземпляр (копия) протокола в установленном порядке передаются в Департамент управления делами и государственной службы, где протокол регистрируется. Регистрационный номер протокола состоит из буквенного индекса имени и фамилии подписавшего или утвердившего документ и порядкового номера с добавлением букв "пр".

Например:

АВ-15пр

Первый (подлинный) экземпляр хранится в Департаменте управления делами и государственной службы.

Второй экземпляр (копия) протокол тиражируется исполнителем.

Исполнитель протокола готовит указатель рассылки (перечень департаментов Министерства и организаций, которым направляется данный документ). Указатель рассылки (Приложение N 3) составляется в двух экземплярах на отдельных листах, подписывается директором (заместителем директора) департамента-исполнителя с указанием ответственного за рассылку.

Указатель рассылки для организаций должен содержать их почтовый адрес.

Протоколы совещаний, подписываемые директорами (заместителями директоров) департаментов, регистрируются ответственными за делопроизводство в департаментах с присвоением им порядкового номера в пределах календарного года и хранятся в департаментах.

47. Служебные письма Министерства готовятся как:

ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы на обращения граждан и организаций;

инициативные письма.

48. Сроки подготовки писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании установленных сроков исполнения поручений, запросов.

Тексты писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются директорами департаментов.

49. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4. Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "Подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

50. Служебное письмо Министерства, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата (Приложение N 4).

Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в Положении о Министерстве, положениях о департаментах, в положениях об отделах, в должностных регламентах.

51. Документы за подписью Министра и его заместителей печатаются не менее чем в трех экземплярах:

адресату;

Департаменту управления делами и государственной службы;

департаменту, подготовившему документ.

В Департаменте управления делами и государственной службы остается на хранении экземпляр документа с оригинальными визами должностных лиц Министерства и поручение (основание).

Департаменту, подготовившему документ, возвращается третий экземпляр.

52. Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля ниже границы верхнего поля страницы на 3 межстрочных интервала. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. В состав адреса входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу, исполнитель указывает в реквизите "Адресат" полный почтовый адрес.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через межстрочный интервал 1,5.

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.

Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

Например:

Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

Например:

На прямое поручение Президента Российской Федерации Министру, по обращению заявителя в адрес Президента Российской Федерации, исполнитель готовит три ответа: доклад Президенту Российской Федерации, доклад Правительству Российской Федерации и ответ в адрес заявителя о рассмотрении поставленного вопроса и об итогах проделанной работы.

При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

Например:

53. Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.

54. Ссылка на регистрационный номер и дату документа может указываться в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

55. Текст письма отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman N 14 через межстрочный интервал 1,5 без помарок и исправлений с соблюдением требований настоящей Инструкции.

Текст письма излагается от третьего лица единственного числа.

Например:

"Министерство энергетики Российской Федерации вносит..."

или от первого лица множественного числа.

Например:

"Просим...", "Направляем..."

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается и выравнивается по центру.

Например:

Уважаемый Иван Иванович!

Во вступительной части письма объясняются причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, информационный или нормативный правовой акт и т.д.) и констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем", "информируем" (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от названия должности запятой.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

56. Отметка о наличии приложения отделяется от текста письма 1,5 - 2 межстрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается без кавычек с первой строки абзаца на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

57. Подпись, как правило, отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества и фамилия, при этом между ними пробел ставится. Если письмо оформляется на именном бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.

58. Отметка об исполнителе - наименование департамента, Ф.И.О. полностью, номер его служебного телефона печатается на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля шрифтом Times New Roman N 8 через один интервал.

Например:

59. Служебные записки являются внутренними документами, они реализуют в пределах центрального аппарата Министерства отношения субординации департаментов с руководством Министерства и координации между департаментами (Приложение N 5).

В служебных записках в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных департаментов и должностных лиц Министерства.

Служебные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman N 14 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с настоящей Инструкцией.

В текст служебной записки могут включаться обращение, вступительная фраза, заключение.

При направлении информации одновременно адресатам внутри Министерства и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.

Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, ставятся внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело департамента-исполнителя.

60. Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.

Документы, направляемые в иностранные организации, составляются на русском языке на бланке Министерства, предназначенном для оформления иностранной почты.

Все исходящие документы печатаются исполнителем в том количестве экземпляров, которое требуется для рассылки во все заинтересованные организации. На экземпляре, предназначенном для передачи иностранным организациям, не проставляются фамилия и телефон исполнителя, количество отпечатанных экземпляров, рассылка и др. Все эти реквизиты помещаются на визовом экземпляре документа, остающемся в деле (Приложение N 1).

Регистрацию документов осуществляют сотрудники Департамента международного сотрудничества.

61. Телеграммы - обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста (Приложение N 6).

Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам. Запрещается передача информации, распространение которой в Российской Федерации ограничено или запрещено.

Телеграммы категории "Правительственная" подписываются Министром и заместителями Министра, регистрируются в Департаменте управления делами и государственной службы.

62. Текст телеграммы печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman N 14 через межстрочный интервал 1,5. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:

категория телеграммы - правительственная;

подробный адрес получателя - почтовый индекс, название области, края, автономного округа, республики; название города, поселка; название улицы, номер дома, корпус, строение;

наименование организации;

наименование должности получателя;

Ф.И.О. получателя;

текст;

регистрационный номер и дата регистрации;

должность, имя, отчество лица и фамилия, подписавшего телеграмму.

В нижней части под чертой указываются:

наименование и адрес отправителя;

подпись;

наименование департамента;

Ф.И.О. и телефон исполнителя (печатается шрифтом Times New Roman N 8 через 1 межстрочный интервал).

Текст телеграммы составляется ясно и кратко.

Если телеграмма подписывается руководителями нескольких организаций, то их подписи заверяются печатями этих организаций.

При направлении телеграммы в четыре и более адреса прилагается указатель рассылки (Приложение N 6), подписанный директором (заместителем директора) департамента.

Телеграмма за подписью Министра и его заместителей печатается не менее чем в трех экземплярах:

адресату;

Департаменту управления делами и государственной службы;

департаменту, подготовившему телеграмму.

Внесение исправлений в текст телеграммы не допускается.

63. Электронные сообщения - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети <2>.

--------------------------------

<2> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между департаментами как внутри Министерства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

64. Электронное письмо в адрес Министерства направляется на официальный электронный адрес Министерства, доступ к которому осуществляется должностными лицами Департамента управления делами и государственной службы.

Электронный образ (файл) распечатывается на бумажный носитель, регистрируется в установленном порядке и прикрепляется к регистрационной карточке системы автоматизированного документооборота и контроля исполнения.

65. Каждому сотруднику Министерства в целях обмена электронными сообщениями выделяется индивидуальный электронный почтовый ящик, которому присваивается адрес электронной почты.

66. Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", а также содержащих сведения, составляющие государственную тайну или информацию ограниченного распространения.

67. Факсограммы - это получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Документы, полученные на официальные телефонные номера (факсы) Министерства по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке.

68. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в отделах департаментов, если в их функции входит постоянный обмен информацией по каналам факсимильной связи, в секретариатах руководства департаментов и аппаратах руководства Министерства.

Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Министерства, установлены в Департаменте управления делами и государственной службы, а официальные номера департаментов - в соответствующих департаментах.

69. Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", а также содержащих сведения, составляющие государственную тайну или информацию ограниченного распространения.

Как правило, объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов.

Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению документа.

Документ, текст которого невозможно прочитать, регистрации не подлежит.

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода или отправляются с переводом, заверенным лицом, подписавшим факсограмму.

70. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в департаментах, осуществляется их директорами.

71. Договоры (контракты, соглашения).

Проекты договоров (контрактов, соглашений) подготавливаются департаментами Министерства во исполнение поручений Министра (заместителя Министра) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Проект договора (контракта, соглашения) подлежит обязательному согласованию с директором или иными уполномоченными сотрудниками Юридического департамента. В случае представления проекта договора (контракта, соглашения) на подпись Министру проект также согласовывается с соответствующим заместителем Министра.

Проект договора (контракта, соглашения) на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг за счет средств федерального бюджета подлежит обязательному согласованию с Финансовым департаментом.

При наличии неурегулированных разногласий правового характера директор Юридического департамента докладывает о них Министру (лицу, исполняющему его обязанности) или его заместителю.

72. После подписания подлинники договора (контракта, соглашения) передаются в Финансовый департамент для регистрации, заверения подписи Министра (заместителя Министра) гербовой печатью Министерства и хранения.