Прием, обработка и распределение входящих документов

91. Прием и первичная обработка документов осуществляются сотрудниками отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

92. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по принадлежности.

При первичной обработке документов вскрываются все конверты (за исключением конвертов с пометкой "лично", "для конкурсной комиссии"). При обнаружении повреждений, а также отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр акта остается в отделе организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы, другой экземпляр акта вместе с документом направляется адресату.

При отсутствии на документе адреса отправителя или наименования адресата к документу прилагается конверт. Конверты прилагаются к письмам, полученным от граждан, а также к любым судебным актам и документам, поступающим от граждан и организаций в рамках судебных дел и исполнительного производства, в остальных случаях конверты уничтожаются.

93. На полученном документе сотрудник отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы в левой нижней части оборотной стороны последнего листа проставляет штамп о приеме с указанием даты поступления.

94. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

повестки дня заседания коллегии Министерства и материалы к заседаниям;

материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации и Президиума Российской Федерации;

задания и отчеты сотрудников по командировкам;

сводки и справки по контролю исполнения поручений;

поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты;

работы научных организаций, направленные для сведения;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени, вырезки из газет);

статистические сборники и информационные справочники;

счета организаций;

образцы проспектов, каталогов и других рекламных материалов организаций, международных ярмарок и выставок;

месячные и квартальные бухгалтерские отчеты;

формы статистической отчетности;

бухгалтерские документы по внутренним расчетам;

графики распределения отпусков, заявления, списки, сводки об использовании отпусков;

сводки о движении личного состава;

извещения об отпусках и командировках;

учебные планы и программы учебных заведений;

документы (заявки, списки) по хозяйственному, культурно-бытовому и медицинскому обслуживанию;

заявления о предоставлении путевок в дома отдыха, оздоровительные лагеря, детские сады.

95. Вся корреспонденция, адресованная Министерству, поступает в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

Документы, поступившие на имя Министра, заместителей Министра или в адрес Министерства, регистрируются сотрудниками отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы, а документы, поступившие в адрес департаментов Министерства, - ответственными за делопроизводство в департаментах.

96. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки в системе автоматизации документооборота и контроля исполнения, которой автоматически присваивается регистрационный номер. Карточка имеет следующие реквизиты:

вид документа;

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

корреспондент - указывается организация, откуда поступил документ;

номер документа - проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему корреспондентом;

дата документа - дата, присвоенная корреспондентом документа;

подпись - указывается фамилия лица, подписавшего документ;

адресат - указываются название организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ;

содержание - включает в себя краткое содержание документа;

тип доставки - фельдсвязь, почта, факс и др.;

состав - указывается количество листов документа и при наличии приложения через знак "+" количество листов (брошюр) приложения.

Кроме того, к регистрационной электронной карточке прикрепляется электронный образ (файл) документа.

При необходимости в электронную регистрационную карточку вводятся дополнительные сведения: пометка "Для служебного пользования" с номером экземпляра, связки с другими документами.

97. Регистрационный штамп документа печатается на лицевой стороне первой страницы и содержит регистрационный номер и дату, который автоматически присваивается системой автоматизации документооборота и контроля исполнения. Здесь же указываются количество листов основного документа, количество листов приложения.

98. Зарегистрированный документ на имя Министра и в адрес Министерства передается для рассмотрения и подготовки проекта резолюции в Департамент управления делами и государственной службы либо помощнику Министра, на имя заместителей Министра передается для рассмотрения и подготовки проекта резолюции в приемные заместителей Министра.

Резолюции документов и если есть отметка "КОНТРОЛЬ" вносятся в электронную регистрационную карточку документа.

99. После занесения резолюции, при наличии нескольких соисполнителей поручения, документ копируется и передается исполнителям.

Документы с отметками "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" незамедлительно передаются в департаменты.

Документы с резолюциями Министра и заместителей Министра из одного департамента Министерства в другой передаются через отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

100. Документы, поступившие на съемных носителях, должны иметь сопроводительное письмо на бумажном носителе.