Экспертиза ценности документов

149. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

150. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создаются постоянно действующая центральная экспертная комиссия и экспертные комиссии в департаментах.

Функции и права центральной экспертной комиссии (экспертных комиссий), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Министром (для центральной экспертной комиссии) и директором департамента (для экспертной комиссии). Положение о центральной экспертной комиссии до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

151. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в департаментах Министерства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под непосредственным методическим руководством сотрудников отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

Постоянно действующая центральная экспертная комиссия Министерства и отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы осуществляют методическое руководство, а также координацию и контроль за деятельностью экспертных комиссий департаментов.

152. При проведении экспертизы ценности документов проводится отбор документов постоянного хранения и по личному составу, а также документов временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы Министерства; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в департаментах; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

153. Отбор документов для постоянного хранения осуществляется на основании перечней типовых документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает центральная экспертная комиссия Министерства или экспертная комиссия департамента.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (Приложение N 14), а также акты о выделении дел к уничтожению (Приложение N 15).

154. Отбор документов за соответствующий период, подлежащих уничтожению, и составление актов о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии Министерства одновременно. Согласованные центральной экспертной комиссией Министерства акты утверждаются Министром или заместителем Министра только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения, после этого Министерство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

155. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего центрального аппарата Министерства. Если в акте указаны дела нескольких департаментов, то название каждого департамента указывается перед группой заголовков дел этого департамента. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Акт составляется центральной экспертной комиссией и утверждается Министром в двух экземплярах (Приложение N 15).

Уничтожение документов в департаментах без оформления соответствующих актов не допускается.

156. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

157. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Директора департаментов обязаны организовать работу по подготовке, оформлению и описанию дел для хранения документов в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

Сотрудники департаментов, отвечающие за делопроизводство, обеспечивают проведение всех видов работ, связанных с подготовкой к передаче дел в установленном порядке на хранение в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы Министерства.

В Министерстве в каждом департаменте описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно по установленной форме под непосредственным методическим руководством отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы. По окончании года по этим описям в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы передаются дела постоянного хранения и по личному составу, полностью обработанными в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, и настоящей Инструкцией.

Описи дел, подготовленные департаментами, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую составляет отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы и по которой он сдает дела на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

158. Описательная статья описи дел департамента имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

159. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим департаментам со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

Если при составлении описи обнаружено отсутствие дел, числящихся по номенклатуре дел департамента, то принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается директором департамента и передается вместе с описью дел в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел департамента подписывается составителем с указанием его должности, экспертной комиссией департамента, согласовывается с заместителем начальника отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы и утверждается директором департамента.

Опись дел департамента составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы, второй - остается в качестве контрольного экземпляра в департаменте. При наличии в департаменте экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию департамента для рассмотрения и согласования.