Формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве

131. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются децентрализованно, т.е. в департаментах Министерства.

132. Формированием дел в департаментах занимаются сотрудники, ответственные за делопроизводство.

Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в департаментах, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет директор департамента или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

133. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы. Отдел организации делопроизводства и архива проводит проверки правильности формирования дел. Требования отдела о порядке формирования и оформления дел являются обязательными для исполнения всеми работниками департаментов Министерства.

134. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Подлинники документов необходимо отделять от копий, годовые отчеты от квартальных, утвержденные уставы, правила, положения, инструкции, штатные расписания - от их проектов и переписки по утверждению и т.д.

В дело включается по одному экземпляру каждого документа. Все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, подшиваются вместе.

При большем количестве листов дело должно быть разделено на тома.

135. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Все виды документов подшиваются сверху вниз по номерам и датам.

В делах постоянного хранения наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума. Поручения высших органов государственной власти Российской Федерации располагают в деле по хронологии в порядке номеров поручений. К каждому поручению прикладываются документы по исполнению поручений.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности, по личному составу, по награждению работников ТЭКа ведомственными знаками отличия, по предоставлению оплачиваемых отпусков и по командированию работников Министерства группируются отдельно.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Документы заседаний коллегии Министерства формируются в два дела: протоколы заседаний коллегии Министерства с результатами принятых решений; документы к заседаниям коллегии (повестки дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и др.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки строек и объектов и другие документы подшиваются отдельно от проектов и должны храниться в делах того года, на (за) который они составлены.

Запросы и обращения депутатов Государственной Думы формируются в отдельные дела по алфавиту фамилий депутатов.

Личные дела формируются в течение всего срока работы государственного служащего в Министерстве (Приложение N 10).

Ведение дел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 23, ст. 2242).

На каждого сотрудника Министерства заводится отдельная папка. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета (машинограммы) сотрудников Министерства формируются следующим образом. Все машинограммы на определенное лицо подбираются в пределах календарного года и подшиваются в мягкую обложку (микродело), на которой указываются фамилия, имя, отчество работника, департамент и дата. Затем все микродела систематизируются строго в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам и подшиваются в самостоятельные дела. Лицевые счета (машинограммы) в сформированном деле нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу валовой нумерацией в пределах каждого тома.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документ, зарегистрированный в конце года, а исполненный в новом году, подшивается вместе с ответом в дело предыдущего года.

Обращения граждан подшиваются в самостоятельные дела и имеют временный срок хранения.

136. Дела передаются в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы полностью обработанными в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, и настоящей Инструкцией.

137. Временному хранению в Министерстве до передачи в Государственный архив Российской Федерации подлежат дела с постоянным сроком хранения и по личному составу (приказы по личному составу и награждению (поощрению), личные дела, лицевые счета и др.).

Директора департаментов обязаны организовать работу по подготовке, оформлению и описанию дел для последующего хранения в архиве Министерства.

По завершении года сотрудники департаментов Министерства при методической помощи и под контролем отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы проводят комплекс работ по технической обработке и оформлению дел.

138. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение N 11);

составление листа-заверителя дела (Приложение N 12);

подшивку и переплет дела;

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 13);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

139. Документы постоянного хранения подшиваются на четыре прокола в специальные твердые обложки (выдает отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы) или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.

Личные дела подшиваются на три или четыре прокола в специальные мягкие обложки.

При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (скобки, булавки, скрепки) из документов удаляются.

В начале дела подшиваются бланки форм внутренней описи документов дела, которую необходимо составлять для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание (приказы по основной деятельности, протоколы, уставы, положения и др.). Внутренняя опись составляется также на документы, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные; личные дела и т.д.).

140. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

141. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом, не задевая текста документов. Применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно римскими цифрами.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается применение литерной нумерации листов.

Например:

1, 1а, 1б

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Если обнаружено большое количество ошибок в нумерации листов дела, то проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа, а также составляется и подшивается в конце дела новая заверительная надпись.

Листы внутренней описи проставляются в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак "+" (плюс).

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединения новых документов и т.д.) также отмечаются в заверительной надписи.

142. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование Министерства - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование департамента - указывается наименование департамента в соответствии со структурой Министерства;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Министерства;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Министерства, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации;

дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В заголовок дела с приказами или протоколами вносятся их порядковые номера.

Например:

"Приказы N 1 - 50 Минэнерго России по основной деятельности".

Если дело состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится соответствующий заголовок дела из номенклатуры и проставляется порядковый номер тома. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается слово "копия", подлинность документов не оговаривается.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о назначении и увольнении лица, на которое заведено дело.

Количество листов выносится на обложку из заверительной надписи в деле.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в отделе организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Обложка дела заполняется черными чернилами или тушью.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать и заверительные надписи не составлять.